La flessibilità sul posto di lavoro è uno degli elementi più ricercati dalle nuove generazioni, poiché queste ultime ritengono che sia di vitale importanza per godere di un maggiore work life balance rispetto al passato. A causa di questo trend diffusosi rapidamente in questi ultimi anni, capita molto spesso che i dipendenti lascino il proprio lavoro perché questo non si sposa con l’equilibrio ricercato.

La soluzione che può salvare le imprese dal perdere i propri dipendenti e, soprattutto, i talenti, è rappresentata dall’introduzione dello smart working. 

Tale modello di lavoro si sta rapidamente diffondendo in questi ultimi anni e via via sta prendendo piede in gran parte delle aziende.

Non tutte le imprese hanno ancora le idee ben chiare in merito alla sua applicazione e fattibilità, la quale varia a seconda del settore di mercato e dei reparti interni, ma velocemente si stanno delineando le linee guida principali per la sua adozione e regolamentazione.

Ciò che è certo è che lo smart working incontra il parere positivo di molti dipendenti, i quali lo considerano il modo migliore per conciliare vita professionale con vita privata. Questo, infatti, consente di lavorare in modo efficiente e, allo stesso tempo, dedicare più tempo alle priorità personali.

Vediamo come si può introdurre lo smart working e quali sono le iniziative da portare a termine per la sua efficacia.

Smart working: definizione

Lo smart working è una modalità di esecuzione del lavoro, regolamentata da norme stabilite dall’azienda e variabili in base alle esigenze di ognuna, che si svolge prevalentemente da remoto ed è caratterizzata da una maggiore flessibilità rispetto alla canonica modalità di lavoro d’ufficio. Questo a causa della variazione degli orari e della differente organizzazione del lavoro, in genere strutturata in funzione del raggiungimento degli obiettivi.

Lo smart working è stato definito come “Lavoro agile” dal Ministero del lavoro con il protocollo del 7 dicembre 2021 ed è diventato rapidamente parte integrante delle modalità di lavoro sia del settore pubblico, sia di quello privato. 

Ciò ha portato a diversi adeguamenti normativi, tra i quali quello più recente che prolunga il termine del diritto allo smart working fino al 31 dicembre 2023 per i lavoratori fragili e i genitori con figli under 14.

Come introdurlo in azienda

Analisi interna

Prima di introdurre un qualsiasi nuovo modello organizzativo di lavoro è necessario svolgere un’accurata analisi interna, focalizzandosi sugli obiettivi e svolgendo delle indagini per comprendere le esigenze dei dipendenti. Questi elementi sono utili al fine di trovare la modalità che più si addica ad obiettivi e operatività dell’azienda. Una volta trovato il modello corretto, questo può essere rivisto e modificato nel tempo in base alle evoluzioni dell’impresa stessa e del mercato.

Digitalizzazione

L’introduzione dello smart working presuppone un processo di digitalizzazione dell’azienda e dei suoi processi interni. Questo può essere fatto attraverso l’adozione di cloud e altre app per la gestione delle attività di ogni area, in modo da velocizzare il lavoro e consentire ai dipendenti di lavorare agilmente da remoto, anche nella collaborazione con il proprio team. 

Per la digitalizzazione è necessario l’utilizzo di strumenti tecnologici quali pc portatili, tablet e smartphone.

Grazie al cloud, inoltre, si può eliminare totalmente l’utilizzo del cartaceo, usufruendo di un archivio preciso e ordinato.

La digitalizzazione rende necessaria una formazione del personale, soprattutto nel caso in cui vengano introdotti strumenti mai utilizzati prima. Questo garantisce una velocità dei processi e una riduzione degli errori.

Riorganizzazione

Lo smart working deve essere accompagnato anche da una riorganizzazione dell’azienda e, se necessario, da una revisione del modello di business.

L’azienda deve procedere con l’adozione di un modello organizzativo diffuso e innovativo, che non richieda la necessità di una sede fisica.

Tale modello consiste in un insieme di collaboratori che lavorano mediante processi ben strutturati, da diverse zone del territorio nazionale (o al di fuori di esso). 

A tal fine è importante intervenire sui processi stessi, eliminando i vincoli di orari (variabile in base all’azienda) e inserendo i vincoli per obiettivi e output prodotti. 

Per far sì che tutti questi elementi funzioni in armonia, ogni dipendente deve conoscere il proprio ruolo e la propria mansione. Qui si inseriscono gli organigrammi e i mansionari atti allo scopo.

Gestione dei reparti

A seconda del settore di mercato, può accadere che non tutti reparti dell’impresa si prestino al lavoro da remoto. Le aziende del settore industriale, ad esempio, hanno la necessità di utilizzare degli spazi fisici per la realizzazione dei prodotti. Ciò non esclude la possibilità di applicare lo smart working ad altri reparti come quello amministrativo o il reparto marketing. Questo è possibile riorganizzando i processi aziendali in base alle esigenze dell’azienda e di ogni area.

Come definire un accordo di smart working

Lo smart working si attiva attraverso un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente. Questo deve contenere la durata del contratto e della modalità da remoto, a tempo determinato o indeterminato, il preavviso, poiché il recesso è possibile con un preavviso di 30 giorni dagli accordi a tempo indeterminato o per giustificato motivo, l’esecuzione della prestazione lavorativa, con definizione della sede di lavoro e degli strumenti utilizzati, il controllo della prestazione lavorativa (secondo l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori), e, infine, le informative in conformità con il Decreto Trasparenza (DL 104/2022).

Il tutto deve avvenire sempre nel rispetto totale del diritto alla disconnessione per il dipendente.

Benefici dello smart working

Oltre ad essere un modello organizzativo di lavoro che soddisfa in larga misura le esigenze dei propri dipendenti, lo smart working porta notevoli benefici anche alle aziende. Primariamente, il superamento del luogo fisico di lavoro consente un ingente risparmio sull’utilizzo degli spazi. Inoltre, permette la riduzione del consumo di energia, contribuendo, oltre alla diminuzione dei costi, alla tutela dell’ambiente. Secondo uno studio infatti, il lavoro da remoto consente di diminuire annualmente le emissioni del 40%, le quali attualmente si aggirano intorno ai 600 kg di CO2. Adottare questa forma di lavoro, inoltre, porterebbe all’impresa ulteriori vantaggi correlati ai criteri ESG e alla possibilità di attrarre gli investitori.

Diventa dunque indispensabile che le aziende ascoltino le esigenze dei propri dipendenti, ottimizzando i processi e riorganizzando le attività in modo da non perdere talenti, ma da poter contare su un team produttivo e soddisfatto.