Una delle criticità maggiormente riscontrate dalle aziende è rappresentata dall’organizzazione delle aziende stesse. 

Ad esempio, spesso i dipendenti non hanno ben chiaro il proprio ruolo all’interno dell’azienda o quello degli altri collaboratori, o, ancora, non sanno quali siano le proprie responsabilità e le attività che ne derivano. 

Questo crea una gran confusione durante i flussi di lavoro e rende complessa la comunicazione sia all’interno di un reparto, sia al di fuori di esso.

Tali criticità si ripercuotono sull’efficacia e sull'efficienza dei processi, portando a peggioramenti delle performance e, di conseguenza, a cali della produttività.

Il miglior metodo per la risoluzione di queste problematiche sul lungo periodo è gestire le attività dell’azienda in modo chiaro e ordinato, attraverso la creazione e l'utilizzo dell’organigramma. Questo è lo strumento più adeguato per organizzare le aree del proprio business e consentire ai collaboratori di avere un quadro esaustivo su ruoli e responsabilità di tutti i dipendenti. 

Cos’è un organigramma?

L’organigramma è uno schema organizzativo, generalmente costituito da caselle rettangolari e linee, che costituisce la struttura portante dell’azienda. 

Consente di rappresentare graficamente i ruoli e i livelli gerarchici delle risorse.

Lo scopo di tale strumento è proprio rendere più semplice la comprensione, per tutti i dipendenti dell’azienda, di chi fa cosa e di come siano organizzate le aree e i team di lavoro.

Infatti, in tutti gli organigrammi aziendali, le caselle di forma rettangolare riportano le aree dell’azienda o le singole persone, e le linee di collegamento tra le caselle rappresentano le relazioni gerarchiche o di collaborazione tra le persone indicate. 

Le linee utilizzate per indicare i tipi di relazione tra le figure possono essere di due tipologie: continue o tratteggiate.

Le continue possono essere utilizzate per mettere in evidenza i rapporti di tipo gerarchico.

Le tratteggiate invece, vengono utilizzate per collegare delle figure tra le quali esiste sì una collaborazione o un rapporto, ma non gerarchico.

Principali figure dell’organigramma

Uno dei benefici che si possono trarre dall’organigramma è proprio la chiarezza e trasparenza dei ruoli rappresentati e delle persone associate ad essi. 

Più le risorse dell’azienda hanno ben chiare le persone a cui si devono rivolgere per svolgere una qualsiasi attività, e più i flussi di lavoro saranno rapidi. 

Per un corretto funzionamento dell'azienda stessa, esistono delle figure standard, le quali dovrebbero essere presenti in ogni organigramma.

Tali figure in genere sono il CEO o Amministratore Unico, i responsabili dei reparti (come risorse umane, amministrazione, vendite e tutti gli altri reparti di cui è composta l’azienda), i responsabili operativi (questi spesso differiscono dai responsabili di area), i responsabili dei singoli progetti (nel caso in cui vi fossero figure specifiche che si occupano di progetti temporanei o a lungo termine), professionisti e specialisti di settore (si tratta di esperti interni o esterni all’azienda).

Tutte le figure riportate differiscono per ogni azienda in base al modello utilizzato e alle necessità di ognuna. 

Funzionale, divisionale e a matrice: tutti i tipi di organigramma

Esistono, inoltre, diverse tipologie di organigramma che possono essere applicate in base alle esigenze di ogni azienda. Infatti, non tutti i tipi di organigramma possono essere utilizzati indistintamente, poiché, non seguendo le necessità specifiche dell'azienda, rischiano di perdere la propria funzionalità.

I principali tipi di organigramma sono 3: funzionale, divisionale e a matrice.

Come fare per comprendere quale sia il più adeguato? Ciò dipende dalla struttura di ognuno di questi e dalle necessità dell’azienda.

Partiamo dal primo: l’organigramma funzionale è generalmente il più utilizzato dalle aziende. 

Nello specifico viene rappresentato con un diagramma che suddivide i reparti e le risorse coinvolte in relazione all’ambito di attività. Ad esempio, indicando il reparto amministrazione, produzione, vendite, marketing, e così via. Questo tipo di modello consente di mettere in evidenza i collegamenti gerarchici tra i dipendenti, i quali vengono raggruppati per specializzazione.

Al vertice viene posto il CEO e, nel livello sottostante, troviamo le varie aree che rispondono al management di tutta l’azienda. Al di sotto vengono collocati eventuali altri reparti o figure che si occupano di attività via via più specifiche.

Tale modello in genere viene utilizzato da piccole o medie imprese. Favorisce lo sviluppo approfondito delle skills a causa della ripetitività dei processi.

L’organigramma successivo viene denominato divisionale, proprio perché consente di suddividere tutta l’azienda in divisioni, le quali sono organizzate a loro volta con organigrammi funzionali. Tale modello viene utilizzato soprattutto dalle grandi imprese perché ogni divisione è autonoma, ossia possiede una propria direzione di riferimento e lavora come un’azienda indipendente. Questo tipo di organizzazione è estremamente efficace quando l’azienda deve gestire molti prodotti e progetti contemporaneamente.

Inoltre, il modello divisionale favorisce una maggiore competitività tra i reparti, motivando i dipendenti a incrementare le proprie performance per ottenere i migliori risultati possibili.

L’ultimo organigramma è il modello a matrice, il quale consiste in un mix tra il funzionale e il divisionale. Si tratta di un organigramma che si sviluppa sia in orizzontale, sia in verticale, e consente di mettere in evidenza i molteplici collegamenti tra le figure e i reparti. 

Ad esempio, al vertice dell’organigramma si può trovare la direzione di tutta l’azienda, seguita, al livello successivo, dai responsabili dei vari team e, successivamente, dalle figure dei team stessi.

Questo tipo di organigramma può essere utilizzato sia per aziende di grandi dimensioni, sia per aziende più piccole e fornisce una rappresentazione dettagliata e trasparente dell'organizzazione.

In più, essendo un modello di organigramma misto, consente di sviluppare skills su vari campi, permettendo ai membri di ogni team di lavorare su più progetti anche al di fuori del proprio ambito. 

Vantaggi di un organigramma aziendale

Avere un organigramma aziendale consente di rendere trasparente e immediata l’organizzazione dell’azienda a chi la gestisce e alle altre risorse di cui è composta.

Grazie all’utilizzo di questo strumento ogni dipendente avrà le idee più chiare sul proprio ruolo e sarà più efficiente nello svolgimento delle proprie attività. Ciò rende i flussi di lavoro molto più snelli e dinamici con un conseguente risparmio di tempo e risorse economiche e un raggiungimento più rapido degli obiettivi.

Avere, inoltre, un documento che fotografi la catena di montaggio dell’azienda, consente di avere una visione globale dei propri dipendenti e vedere se vi siano posizioni lavorative scoperte o, al contrario, delle sovrapposizioni dei ruoli.

Uno degli obiettivi dell’organigramma è anche facilitare la visione del percorso di avanzamento della carriera dei dipendenti, motivandoli a scalare le posizioni dell’organigramma stesso per avanzare nel proprio percorso di carriera. Infatti, avere dei dipendenti che si pongono autonomamente tali sfide porta questi ultimi a sviluppare modelli di business che rendono l’azienda sempre più competitiva sul mercato.

I motivi per i quali avere un organigramma è importante

Creare un organigramma aziendale, qualsiasi sia il modello utilizzato, è un passaggio essenziale per organizzare dettagliatamente la propria azienda e rendere tale organizzazione il più trasparente possibile.

Consente a tutto il personale di lavorare in modo più fluido e di avere ben in mente quale sia il proprio ruolo e cosa questo comporti all’interno dell’azienda, oltre a portare maggiore chiarezza anche rispetto alle figure con cui collaborare, migliorando la comunicazione interna.

Senza un organigramma ben strutturato, possono verificarsi scorrette distribuzioni dei carichi di lavoro e delle responsabilità e una diminuzione della produttività con tempi di lavoro molto più lunghi.

Avere invece un organigramma consente un incremento notevole delle performance dei propri dipendenti e porta diversi benefici all’azienda, la quale, una volta organizzata adeguatamente, può accogliere più facilmente nuove idee e nuovi progetti.