Il monitoraggio dei processi gestionali e la valutazione delle performance aziendali sono due elementi fondamentali per l’azienda e sono collegati tra loro da una relazione di interdipendenza: un’organizzazione ottimizzata influenza positivamente la performance delle risorse, mentre se quest’ultima non è abbastanza soddisfacente, la causa si potrebbe ricercare in criticità presenti all’interno dei processi.
Qui intervengono le Risorse Umane, le quali devono occuparsi della gestione delle performance di ogni risorsa, quindi monitorarla e valutarla accuratamente. Nel caso in cui infatti la performance dovesse essere poco soddisfacente, sarà necessario risalire all’origine del problema per trovare le cause scatenanti e apportare i miglioramenti più consoni e corretti.
Una gestione efficace delle performance dei dipendenti consente all’imprenditore di ottenere il massimo dalle sue risorse.
Tuttavia, individuare le criticità e intervenire in modo corretto può risultare complesso senza un piano ben definito.
In questo senso, il performance management svolge un compito di notevole importanza sia nel valutare e riconoscere punti di forza e di debolezza delle risorse interne all’azienda, sia nel definire delle strategie corrette per favorirne la crescita.
Performance management: di cosa si tratta?
Il sistema di performance management è un processo costantemente in evoluzione, che coinvolge i responsabili HR e i dipendenti. Viene definito come tale perché prevede miglioramenti continui. Rappresenta l’insieme di azioni e strumenti finalizzati al monitoraggio e alla valutazione delle performance dei dipendenti. Oltre a questo, il performance management si assicura che il lavoro svolto sia in linea con gli obiettivi strategici dell’azienda.
Nello specifico, tale processo include diverse attività, fondamentali per il monitoraggio del lavoro in azienda.
Ad esempio, si occupa di definire gli obiettivi sia individuali, sia del team; successivamente pianifica le prestazioni e ne esamina e valuta i progressi durante il loro svolgimento.
Infine, mette in atto uno scambio di feedback con i dipendenti. Attraverso poi una serie di attività, garantisce all'incremento delle competenze, ove mancanti, in modo che tutti i dipendenti abbiano le skills necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Queste azioni si basano su alcuni principi fondanti, fondamentali per la costruzione di un buon sistema di gestione delle performance:
creazione rapporto di fiducia e collaborazione tra manager e dipendenti;
definizione dell’ammissibilità dei risultati;
Migliorare il performance management
Data la natura del processo e il suo continuo essere in evoluzione, per apportare dei miglioramenti efficaci, ad esempio col fine di eliminare le criticità che possono verificarsi, si può strutturare il processo in 3 fasi:
Fase 1: La prima fase è dedicata alla pianificazione. Qui si definiscono gli obiettivi individuali e le aspettative dell’azienda relative alle future performance di ogni dipendente. È necessario che i dipendenti siano consapevoli della direzione dell’azienda e della modalità da adottare per soddisfare le aspettative.
Gli obiettivi si basano su metriche quantificabili denominate KPI - Key Perfomance Indicators, le quali aiutano l’azienda a comprendere facilmente se i risultati attesi sono stati raggiunti.
Fase 2: La seconda fase è incentrata sul controllo e sul monitoraggio. Vengono calendarizzati dei momenti dedicati alla revisione, durante i quali l’HR valuta eventuali criticità e difficoltà che possono presentarsi durante lo svolgimento delle attività. Se necessario, vengono rivisti anche gli obiettivi definiti precedentemente.
Fase 3: In quest’ultima fase viene effettuata la valutazione delle perfomance. Qui viene analizzata la performance della risorsa e il contributo apportato agli obiettivi aziendali, secondo i criteri prestabiliti.
Il fine ultimo della fase di valutazione è l’analisi e la discussione dei risultati, per ragionare successivamente sui potenziali miglioramenti.
Il performance management è un processo che coinvolge sia il dipendente sia il manager. Per questo si tratta di una responsabilità condivisa.
Coinvolgere il dipendente diventa un elemento essenziale per renderlo parte attiva del processo. Partecipando attivamente infatti, la risorsa può suggerire essa stessa delle soluzioni alle difficoltà incontrate, aumentando i livelli di soddisfazione, impegno e motivazione, e migliorando, di conseguenza, le sue performance.
Tutto questo può essere fatto anche grazie al sistema di feedback continuo: nel momento in cui vengono esaminati le attività svolte e i risultati raggiunti dalla risorsa, è necessario fornire un feedback alla risorsa stessa.
Anche nel caso in cui una risorsa non sia stata in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati, è bene fornirle un feedback in merito, prestando attenzione a giudicare solamente il lavoro svolto, e non la risorsa in sé. A tal fine è meglio concentrarsi sul metodo di lavoro e suggerire delle modalità finalizzate al miglioramento.
Per incentivare e motivare al meglio i dipendenti si può costruire un sistema di ricompense e/o riconoscimenti, col fine di agevolare il raggiungimento degli obiettivi. Ad esempio si possono valutare dei giorni di ferie aggiuntivi, o eventualmente degli abbonamenti gratuiti per palestre o centri benessere, o ancora bonus per acquistare dispositivi elettronici.
Un altro elemento essenziale del performance management è la formazione. Ottimi risultati possono essere raggiunti solo grazie ad una formazione e approfondimento continui. Gestire le performance consente di conoscere skills e abilità dei dipendenti, in modo da individuare più agevolmente le potenziali aree di miglioramento.
I risultati ottenuti dai controlli periodici devono essere utilizzati per una programmazione formativa adeguata e mirata.
Quali sono i vantaggi di un’efficace performance management?
Una corretta gestione delle performance implica che vengano stabilite alla base delle norme, le quali permettono alle risorse di comprendere più a fondo le aspettative dell’azienda.
Questo contribuisce ad aumentare il coinvolgimento delle risorse stesse, poiché più consapevoli di quali siano le attività da svolgere per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Inoltre, un dipendente coinvolto è più energico e proattivo sul lavoro, e, andando anche oltre le attività assegnate, porta idee maggiormente innovative all’azienda.
I dipendenti scarsamente coinvolti invece dedicano all’azienda solo il tempo e le skills strettamente necessarie a concludere le task assegnate, assolvendo al proprio compito in modo corretto, ma senza andare oltre quest’ultimo.
Un’efficace performance management permette alle risorse di essere sempre allineate alla strategia e agli obiettivi dell’azienda. I dipendenti comprendono più facilmente cosa devono fare e quando devono farlo, e ciò influenza in modo positivo la produttività.
In aggiunta, grazie al circolo virtuoso di feedback tra manager e dipendenti e viceversa e ad una maggiore condivisione delle strategie aziendali, le persone si sentano più riconosciute nel ruolo che ricoprono e più apprezzate. Questo contribuisce a migliorare la fidelizzazione delle risorse interne, con due ulteriori conseguenze positive: l’immagine dell’azienda migliora e, grazie ad una reputazione positiva, attrae più talenti.
L’importanza di un perfomance management efficace
Il performance management è uno strumento necessario per la misurazione ed il miglioramento delle performance aziendali e, se svolto accuratamente, può essere una delle principali vie percorribili per il coinvolgimento delle risorse.
Il coinvolgimento dei dipendenti consente a questi ultimi di essere molto più competenti e produttivi, grazie alle performance positive e al miglioramento continuo.
Inoltre, l’ingresso delle nuove generazioni all’interno del mondo lavorativo, sta rivoluzionando rapidamente il rapporti tra il dipendente e l’azienda.
Ancor più urgente risulta la ripianificazione dei percorsi di carriera secondo logiche più agili, come ad esempio l’attenzione recente verso modelli di smart working, che siano basate su condivisione, analisi dei dati in tempo reale e feedback continui.