La gestione del capitale umano aziendale svolge un ruolo determinante all’interno di un’azienda. Un reparto Human Resources ben gestito porta grandi vantaggi competitivi, anche se spesso il lato umano del lavoratore viene svalutato e assimilato ad altre risorse aziendali. 

Data la sua rilevanza, questo reparto è anche il fulcro di molte decisioni di business significative, le quali devono essere però prese con criterio e sulla base di fondamenta molto solide, per evitare il rischio di incorrere in errori.

Ecco perché nasce l’unione tra HR e analytics: attraverso l’analisi e il monitoraggio dei dati provenienti dal reparto Risorse umane, sia qualitativi che quantitativi, è possibile prendere delle decisioni sulla propria azienda in modo più semplice ed efficiente. 

HR e Analytics

Per Human Resources si intende il capitale umano, dunque l’insieme di tutta la forza lavoro, del personale inserito all’interno dell’azienda. Difatti, il valore del personale, l’insieme delle competenze, delle professionalità e dello sviluppo delle risorse, sono aspetti importantissimi che riguardano l’HR. Quest’ultimo si occupa, tra le varie funzioni, del sistema operativo aziendale e del sistema di gestione e sviluppo delle risorse umane. 

Come ogni ambito, anche il reparto HR ha degli obiettivi, i quali devono essere sempre correlati e allineati a quelli strategici aziendali.

Per comprendere se gli obiettivi sono allineati con gli obiettivi dell’azienda, deve essere svolta una misurazione attraverso i KPI, gli indicatori specifici che permettono di comprendere, per esempio, se il processo di selezione del personale stia producendo i risultati previsti e stia performando in maniera corretta. 

L’HR Analytics è un’applicazione dell’analisi dei dati all’ambito Human Resources, il quale possiede i suoi KPI e le sue caratteristiche. Avere una funzione di analisi nel reparto HR consente di comprendere quali siano i KPI, le informazioni e le analisi necessarie per far sì che il reparto funzioni correttamente e fornisca le basi per le fasi decisionali dell’azienda.

La correlazione e alterazione dei KPI stessi è uno degli elementi fondamentali per facilitare l’analisi e fare in modo che le risorse umane e anche altri stakeholders aziendali possano facilmente comprendere come stiano performando le risorse umane. 

Quando parliamo di HR Analytics possiamo parlare anche di People Analytics, in quanto si tratta di un sistema di dati incentrato sulle Risorse Umane a supporto delle decisioni di business, il cui obiettivo ultimo è trasformare i dati a disposizione e sfruttarli come supporto decisionale dell’HR stesso.

Storicamente, nella maggior parte delle aziende, la gestione delle risorse umane è sempre stata una tra le aree meno analitiche. Le analisi venivano principalmente svolte attraverso un punto di vista personale, qualitativo, focalizzato sul benessere dei dipendenti, sulla sicurezza e su altri ambiti. L’analisi qualitativa sulle persone svolge ancora oggi un ruolo fondamentale, ma viene accompagnata dal supporto dei dati, senza mai dimenticare che il focus del reparto HR deve essere incentrato sulle persone, prima ancora dei numeri. 

Rispetto ai reparti aziendali dove il dato sta alla guida di tutte le azioni ed influenza l’operatività e la gestione della divisione di riferimento, nel reparto HR è necessario prestare più attenzione. Bisogna comprendere il significato reale dei dati raccolti, i quali devono poi essere di supporto alle decisioni, ma senza mai trascurare un approccio umano. 

Addentrandoci ancor di più nel vivo dell’argomento, l’HR analytics rappresenta il processo di raccolta, analisi e organizzazione dei dati provenienti dalle Risorse Umane, con l’intento finale di migliorare le performance aziendali e ridurre il tasso di ricambio. 

Non si tratta solo di uno strumento, ma di un vero e proprio processo nel quale i dati provenienti dalle risorse umane vengono, prima di tutto, raccolti, poi riorganizzati secondo diverse modalità e successivamente analizzati. 

Grazie all’analisi dei dati si può fornire all’azienda una visione strategica utile da cui trarre gli spunti per implementare nuove azioni, le quali possono essere correttive o finalizzate ad anticipare possibili fenomeni futuri. 

L’obiettivo è, oltre a quelli precedentemente menzionati, cercare di anticipare determinati avvenimenti che si potrebbero verificare nel futuro, col fine di garantire una resa costante del personale aziendale, e anticipare dove potrebbero verificarsi possibili problemi all’interno dell’azienda.  

Un progetto di People Analytics è composto da differenti ambiti di riferimento, come: formazione, ricerca e selezione del personale, compensazione e premi, gestione del personale, benessere aziendale, sicurezza e valutazione.

Ad esempio, una delle domande a cui l’HR Analytics potrebbe rispondere è: qual è l’investimento economico per far sì che i dipendenti raggiungano un livello di produttività e soddisfazione ottimale? 

Definire e comprendere l’importo esatto dell’investimento economico necessario per cercare di aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti, in modo che questa sia conforme agli obiettivi prefissati dall’HR e dall’azienda, richiede un confronto tra dati quantitativi e qualitativi. Sarebbe necessario analizzare il processo delle performance e il processo di valutazione dei costi per le risorse umane, i dati provenienti da questionari, idee e opinioni emersi negli incontri e nei meeting aziendali, e così via.

Analisi e monitoraggio dati nell’HR

L’HR Analytics riprende le funzioni del sistema analytics classico, ovvero: raccogliere i dati, trasformarli e agire. Nel caso del reparto HR abbiamo un’eccezione. La trasformazione delle informazioni con lo scopo di suggerire un’azione che deriva da un aumento del turnover o da una riduzione del benessere generale all’interno dell’azienda, è sicuramente più complessa rispetto a dei suggerimenti derivanti da uno scostamento del fatturato in ambito commerciale.

L’analista, colui che sviluppa il report finale in base ai dati raccolti, deve prestare maggiore attenzione in questo caso, soprattutto se non possiede competenze nell’ambito risorse umane. Dovrà quindi collaborare con l’HR Manager per capire quali siano le esigenze in termini di analisi dei dati e come possano essere soddisfatte. 

Un’altra azione importante da intraprendere è il costante monitoraggio. Per raggiungere determinati obiettivi il reparto HR deve essere in grado di monitorare correttamente i dati e i trend. 

Monitorare significa non solo avere i dati a disposizione, ma fornire i numeri corretti alle persone giuste. Per effettuare un monitoraggio efficace bisogna avere dati affidabili, nei tempi previsti, nelle modalità adeguate e nelle mani delle persone giuste.

Un monitoraggio efficace viene considerato tale solamente se ciò che produce è l’effetto richiesto o desiderato. 

Anche il report prodotto deve essere efficace, in quanto deve mettere in atto diverse attività che portino l’azienda ad avere una maggiore consapevolezza del business, un aumento della rapidità nel processo decisionale e un risparmio di tempo e costi nell’analisi dei dati.

Creare una reportistica efficace 

Passare da un sistema di reporting tradizionale statico, basato sulla costruzione di un’estrazione in pdf o in un altro formato fisso e inviato via mail, ad un sistema Self Service Analysis, può essere complesso, ma è il modo migliore per creare dei report efficaci. 

La Self Service Analysis è l’analisi svolta dall’utente finale. Questa presenta tante caratteristiche vantaggiose come il monitoraggio dei dati in tempo reale, che permette di analizzare il report in qualsiasi momento. Una seconda caratteristica da non sottovalutare è la possibilità di svolgere un’analisi Fly, ovvero un’analisi che può essere impostata in qualsiasi momento da chiunque abbia accesso a tutta la base dati.

Esistono poi delle funzionalità più evolute ed innovative come il pivoting, il query language o il machine learning, che permettono all’utente finale di svolgere un’analisi avanzata dei dati, passando da un’analisi descrittiva e diagnostica ad un'analisi predittiva, per comprendere cosa accadrà nel futuro e procedere con l’inclusione di azioni correttive.

L’idea sulla quale si fonda è il passaggio dalla reportistica standard, nella quale l’utente non può navigare o entrare nel dettaglio, ad un’analisi completamente navigabile, realizzata, ad esempio, come analisi testuale e numerica mista.

L’importanza di utilizzare i dati in modo corretto

In un contesto lavorativo sempre più competitivo e caratterizzato da numerosi ed ingenti cambiamenti, come ad esempio il diffondersi dello smart working negli ultimi anni, prendere decisioni basate su dati reali diventa più che mai importante e necessario. 

Proprio per questo motivo l’HR analytics e i big data giocano oggi un ruolo sempre più rilevante all’interno delle aziende. 

Inoltre, l’implementazione di strumenti tecnici per automatizzare i processi di analytics finalizzati al reparto HR permette di liberare più tempo e spazio per il reparto stesso, evitando che quest’ultimo si dedichi alla costruzione dei report. In questo modo avrà più tempo da dedicare all’assolvimento di altre attività. 

Applicare questi nuovi sistemi di analisi innovativi è necessario per non rimanere indietro in un contesto in cui la velocità del business è sempre maggiore sia a livello generale che a livello mondiale. Oltre a ciò, le aziende devono fare i conti con una concorrenza sempre più spietata in termini di HR. L'attrattività stessa dell’azienda, infatti, viene definita anche in base a quanto il reparto HR è capace di svolgere la tipologia di analisi sopra menzionata.