La pandemia ha portato con sé molti cambiamenti nella nostra quotidianità, soprattutto dal punto di vista della gestione aziendale.
Per riuscire a competere sul mercato e permettere alle aziende di sopravvivere alla crisi economica che è tutt’ora in corso, gli imprenditori hanno dovuto riorganizzarsi e reinventarsi velocemente, in modo da essere in grado di affrontare questa situazione così inaspettata. In questi casi è fondamentale riuscire ad agire con rapidità, altrimenti chi si ferma è perduto.
Una delle innovazioni che ha rivoluzionato il modo di lavorare è sicuramente lo smart working.
In realtà, lo smart working era già stato introdotto da alcune aziende ben prima dell'avvento della pandemia, mentre il resto delle imprese non lo aveva ancora adottato.
Anche per questo motivo la sua introduzione e gestione all’interno dell’azienda è stata, e continua ad essere attualmente, un passaggio complesso.
Questa forma di lavoro ha stravolto l’operatività delle aziende, le quali si sono trovate a dover organizzare il lavoro a distanza in tempi estremamente brevi e con l’utilizzo di strumenti tecnologici che fino ad allora erano stati impiegati in modo marginale.
A volte però un cambiamento improvviso può trasformarsi in opportunità, se gestito in modo adeguato e corretto.
Le caratteristiche dello smart working e la business continuity
Lo smart working ha trasformato il modo di concepire il lavoro; vediamo alcune delle sue caratteristiche principali:
la presenza in ufficio non è più necessaria;
prevale l’assenza di vincoli orari o spaziali;
l’organizzazione delle attività avviene per fasi, cicli e obiettivi;
l’organizzazione aziendale è più snella, orientata al risultato finale;
la decisione di lavorare da remoto è volontaria sia dalla parte dell’azienda che dalla parte del dipendente;
è necessario l’utilizzo di strumentazioni che consentano il lavoro da remoto (come pc portatili, tablet e smartphone).
La flessibilità di questa nuova modalità di lavoro, inoltre, aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro, favorendo allo stesso tempo la crescita della sua produttività all’interno dell’azienda, con conseguenze positive sul prodotto o servizio finale offerto al cliente.
In aggiunta, con il superamento del luogo fisico di lavoro, l’azienda può ottenere notevoli risparmi sull’utilizzo degli spazi e sul consumo di energia.
Ad esempio, prendiamo il caso di 20 dipendenti di un’azienda che in precedenza si recavano quotidianamente in ufficio. Questo comportava ingenti costi determinati dal mantenimento dell’ufficio e dall’energia elettrica utilizzata.
Ora, lavorando in smart working in aree che non sono di proprietà dell’azienda, il risparmio di cui quest’ultima può usufruire è immediato.
Dal momento che lo smart working si è ormai diffuso regolarmente in tante aziende, sostituendo sempre di più il lavoro all’interno degli uffici, gli imprenditori si sono trovati a scontrarsi con alcune problematiche importanti, da non sottovalutare.
Prima fra tutte, il tema della business continuity.
Gli imprenditori, infatti, devono essere sempre pronti a dare continuità alla propria attività aziendale ed affrontare il mercato, anche nel caso in cui subentrino condizioni esterne fuori dal loro controllo (come ad esempio la pandemia).
Le imprese devono avere la capacità di incassare il colpo e rimodellarsi continuamente, per non rischiare di incorrere in perdite economiche.
Nelle grandi aziende, ad esempio, vengono elaborati preventivamente dei piani di gestione dei rischi per far fronte ad eventuali imprevisti. Nonostante questo, persino le grandi aziende stesse non avevano messo in conto la possibilità che si verificasse il caso del “cigno nero”.
Si tratta di un evento molto raro - esistono infatti poche probabilità che si verifichi - ma che può avere un impatto economico davvero disastroso sulle imprese.
La pandemia fa parte parte di questa tipologia di eventi, e lo smart working in questo caso rappresenta per le aziende un’ancora di salvezza per garantire la business continuity.
Riorganizzare l’azienda verso un modello diffuso e innovativo
Il lavoro in smart working, oltre a rendere necessaria una strumentazione tecnologica adeguata, deve essere accompagnato da una revisione del modello dell’azienda.
Un adattamento esclusivamente basato sugli strumenti tecnologici utilizzati dai dipendenti non può essere infatti sufficiente per introdurre una nuova modalità di lavoro che non implichi più la presenza fisica del dipendente in ufficio.
L’azienda deve saper adottare un modello organizzativo diffuso, innovativo e che non richieda la necessità di una collocazione fisica. Diventa dunque un insieme di persone che lavorano all’interno di processi ben definiti in diverse zone del territorio.
Per riuscire a strutturare l’azienda secondo questi canoni gli imprenditori devono prestare molta attenzione ad una serie di elementi, senza i quali il lavoro da remoto può risultare disorganizzato e fallimentare, con conseguenti perdite per l’azienda stessa.
In primo luogo, bisogna lavorare sui processi che regolamentano l’organizzazione aziendale.
I dipendenti, dato il cambio di modalità lavorativa, non lavorano più secondo vincoli di orari, ma lavorano e vengono pagati anche in base agli output prodotti, ovvero in base agli obiettivi raggiunti.
E qui spesso subentra un problema: per poter produrre degli output efficaci, il dipendente deve essere a conoscenza del suo ruolo all’interno dell'azienda e di cosa quest’ultima desideri in termini di risultato finale (per risultato finale si intende il prodotto o servizio che viene poi offerto al potenziale cliente).
I processi devono essere rivisti, o creati se assenti, in modo che il personale abbia ben chiaro che cosa l’azienda desideri da ogni persona che lavora al suo interno, quindi il ruolo che ogni dipendente ricopre, la sua funzione e le attività che deve svolgere.
Ultimo elemento da non trascurare è la formazione. Introdurre degli strumenti tecnologici, soprattutto nel caso di strumenti mai utilizzati prima, presuppone una formazione adeguata per fare in modo che il personale sia preparato al loro utilizzo e far sì che non si verifichino errori e criticità all’interno dei processi.
Per questo la formazione e l’utilizzo di strumenti innovativi devono sempre andare di pari passo.
Applicare lo smart working a diverse tipologie di aziende
L’applicabilità dello smart working può rappresentare un problema in alcuni casi; non tutte le aziende, e non tutti i reparti, si prestano ad un lavoro da remoto. Ma anche in queste circostanze esistono delle soluzioni grazie alla gestione per processi.
Per esempio, per le aziende del settore industriale che devono avere uno spazio dove realizzare il proprio prodotto, lo smart working può essere applicato solamente ad alcuni reparti dell’azienda. Basta individuare al suo interno le attività che non presuppongono la necessità di presenza in un luogo fisico; questi possono essere il reparto dell’amministrazione, il reparto acquisti o il reparto che si occupa della logistica.
Infatti, anche nelle aziende che si occupano di produzione, molti processi non devono necessariamente essere svolti in un luogo fisico ben preciso. Tutte le funzioni che servono come supporto al processo principale della catena di valore, possono essere svolte in smart working.
Il parere contrario di Elon Musk sullo smart working
Elon Musk, proprietario di Tesla, ha recentemente espresso il suo parere negativo sull’adozione prolungata dello smart working nelle aziende. Ciò ha incontrato il disappunto non solo dei dipendenti, ma anche di tante grandi aziende che si stanno dirigendo velocemente verso l’utilizzo dello smart working in modo permanente.
Musk ha lanciato un ultimatum tramite Twitter nel quale intimava i suoi dipendenti ad essere presenti in ufficio, nella sede principale dell’azienda, almeno per 40 ore a settimana, altrimenti potevano ritenersi licenziati. Questo ha scatenato una grande polemica.
Contemporaneamente altre grandi aziende, come Meta o Airbnb, stanno dando la possibilità ai dipendenti di adottare lo smart working per sempre, sostenendo che questo renderà felici i dipendenti e contribuirà ad attrarre nuovi talenti.
Alcune aziende sostengono che l'imposizione di un ritorno al lavoro in ufficio senza preavviso, modalità che Musk sembra prediligere, avrà come effetto soltanto un’ondata di licenziamenti. Oltretutto un ritorno al lavoro in ufficio comporterebbe enormi difficoltà durante nuove eventuali ondate pandemiche.
Fare imprenditorialità agile
Alla luce di tutti gli elementi sopra descritti diventa fondamentale effettuare alcuni passaggi in azienda prima di introdurre lo smart working.
Bisogna capire com’è strutturata la catena del valore dell’azienda e comprendere quali siano i processi che possono essere oggetto di smart working e quali no.
Per farlo bisogna entrare nell’ottica di portare a termine un cambio di paradigma e trasformare dei processi che prima erano necessariamente fisici, in attività che i dipendenti possono svolgere in modo ottimale da remoto.
Si tratta di cambiare la propria visione e concepire l’impresa come un’impresa agile. Dunque rimettersi in discussione, valutare e sfruttare le opportunità che la tecnologia ci offre e imparare ad ottimizzare i processi in funzione dello smart working, oltre che imparare a gestirli a distanza.