All’interno delle aziende, in genere, viene data la priorità alla gestione e valutazione delle performance delle risorse umane e alla gestione della motivazione delle stesse. A tal fine vengono elaborate strategie e analisi mirate. 

Quella che però viene spesso trascurata è la gestione del tempo. Quante volte sarà capitato che la giornata di un dipendente sia trascorsa senza che questo portasse a termine nessuna, o la maggior parte, delle attività assegnate?

A causa anche di ritmi lavorativi sempre più frenetici, la gestione del tempo diventa un elemento cardine per svolgere le attività in modo efficiente e produttivo.

Qui si inserisce il time management, quale strumento necessario per l’ottimizzazione del tempo a propria disposizione nelle giornate di lavoro.

Time management: di cosa si tratta? 

Il time management aziendale è una tecnica che aiuta i dipendenti a gestire il proprio tempo in modo più efficiente. Può essere definito come un processo di pianificazione e controllo del tempo speso nello svolgimento di specifiche attività. Difatti, organizzare in modo ottimale il tempo a disposizione, permette all’azienda di individuare, e successivamente eliminare, gli sprechi di tempo. 

A questo scopo, ecco alcuni consigli e tecniche di time management per aiutare l’azienda a ottimizzare la gestione del tempo da parte dei propri dipendenti, aumentando di conseguenza la loro efficienza e produttività. 

• Definire gli obiettivi aziendali: prima di iniziare a gestire il tempo dei propri dipendenti, è importante conoscere appieno gli obiettivi dell’azienda. Qual è lo scopo finale? Cosa si vuole ottenere dai propri collaboratori? Una volta definiti gli obiettivi, sarà possibile assegnare il lavoro in modo più efficace.
• Assegnare il lavoro in modo equo: è importante che ogni dipendente abbia il carico di lavoro adeguato alle proprie capacità e al proprio ruolo all'interno dell'azienda. È necessario a tal fine assicurarsi che il lavoro sia distribuito in modo equilibrato e che nessuno dei dipendenti sia sottoposto a un carico di lavoro eccessivo.
• Impostare delle scadenze: le scadenze aiutano a mantenere alta la motivazione dei dipendenti e a mantenere il focus sugli obiettivi. Bisogna stabilire delle scadenze realistiche per ogni compito assegnato, in modo da garantire che il lavoro venga completato in modo tempestivo ma, allo stesso tempo, soddisfacente.
• Gestire le interruzioni: le interruzioni sono una delle principali cause di disattenzione e perdita di tempo nella vita lavorativa. È fondamentale limitarle al minimo, in modo da consentire ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro. Se l’interruzione è necessaria, è importante assicurarsi di pianificare un momento specifico per farla, in modo da non interferire con il flusso di lavoro del dipendente.
• Utilizzare strumenti di gestione del tempo: ci sono molti strumenti che si possono impiegare per aiutare i dipendenti a gestire il proprio tempo, come ad esempio software di gestione di progetto, app di pianificazione e calendari condivisi. È bene scegliere gli strumenti che meglio si adattano alle esigenze della propria azienda e formare i dipendenti al riguardo.
• Insegnare tecniche di gestione del tempo: è importante insegnare ai propri dipendenti tecniche di gestione del tempo come la gestione della to-do list, il raggruppamento delle attività simili e la delega delle responsabilità.

Queste sono solo alcune tra le tecniche più efficaci che si possono utilizzare per un ottimale time management.

Come i dipendenti possono gestire il proprio tempo

Esistono molteplici tecniche e metodologie per gestire il tempo in modo vantaggioso. Alcune di queste possono essere insegnate e seguite dai vertici e dai manager dell’azienda, altre invece sono delle azioni apparentemente semplici che possono essere portate avanti anche dai dipendenti autonomamente. Queste nascondono degli enormi vantaggi per evitare gli sprechi di tempo. 

Per esempio, una pianificazione anticipata del lavoro può essere la chiave per il successo del time management. Assicurandosi di pianificare in anticipo il lavoro della settimana, si è già a conoscenza delle attività che dovranno essere svolte e questo rende più semplice assegnare il tempo necessario al completamento di ognuna di esse.

Nella pianificazione delle attività, un’azione chiave è stabilire delle priorità. Ciò permette di comprendere maggiormente il miglior ordine gerarchico di svolgimento delle attività previste e di concentrarsi prima su quelle più importanti. Tale accorgimento consente di ottenere il massimo dal proprio tempo e raggiungere più facilmente gli obiettivi aziendali.

Oltre a queste, ci sono due azioni specifiche che consentono una migliore gestione del tempo e, contemporaneamente, la produzione di risultati di qualità.

È fondamentale imparare a prendersi delle pause. Lavorare sodo è importante, ma lo è altrettanto concedersi delle pause regolari per rilassarsi e ricaricare le batterie. 

Questo beneficio si può ritrovare anche in un’altra azione spesso sottovalutata: imparare a dire di no. A volte, un dipendente può sentirsi sopraffatto dal lavoro a causa anche della volontà di fare sempre di più per l’azienda, ma lavorando al 110% costantemente si avrà un rendimento via via decrescente, perché prima o poi le batterie si scaricheranno e di conseguenza anche le l'efficienza verrà compromessa. Per questo è utile che i dipendenti imparino a rifiutare, in modo costruttivo e collaborativo, ulteriori attività quando il carico di lavoro risulta essere già eccessivo.

Quali accorgimenti possono adottare i manager per ottimizzare i sistemi di gestione del tempo?

Tra le tecniche e le metodologie che l’azienda può mettere in campo per migliorare il time management, esistono dei particolari accorgimenti che i manager possono adottare per verificare e ottimizzare i sistemi già avviati, in modo da supportare i propri dipendenti nell'ottimizzazione del rendimento.

Prima di tutto, una volta implementate le tecniche di time management, è importante valutare l'efficienza delle nuove strategie. Ad esempio si può fare un sondaggio tra i dipendenti per comprendere come si sentono riguardo al nuovo sistema di gestione del tempo e si può chiedere loro di fornire dei feedback su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato. 

Successivamente tali feedback possono essere utilizzati per apportare eventuali modifiche al sistema e per garantire che il time management aziendale sia il più efficace possibile.

Inoltre, un ottimo modo per incoraggiare i dipendenti a continuare a lavorare sodo e a fare del proprio meglio è riconoscerne i progressi, sia individualmente che come team. Affinché i dipendenti lavorino al massimo delle proprie possibilità, è essenziale poi essere flessibile. Se un collaboratore ha bisogno di più tempo per completare un’attività o se un progetto richiede un maggiore impegno di tempo, è necessario adattare il piano di lavoro di conseguenza.

Infine, un buon leader deve sempre dare il buon esempio, poiché costituisce un modello per i propri collaboratori. Per questo è necessario seguire le tecniche di time management insegnate ai dipendenti e utilizzarle nella vita lavorativa quotidiana. In questo modo, se verrà mostrata l'importanza del time management ai dipendenti, sarà più facile incoraggiarli a seguire il proprio esempio.

Conclusioni

Dal momento che il tempo è una risorsa limitata è fondamentale imparare ad utilizzarlo al meglio per raggiungere i propri obiettivi e ottenere il massimo. 

Il time management diventa ancor più necessario, poiché il dipendente deve saper gestire il proprio tempo non solo per sé stesso, ma anche per l'azienda per cui lavora.

Con i giusti strumenti e tecniche però, si può portare la propria azienda a raggiungere gli obiettivi e ottenere ottimi risultati.

Se ben sfruttata infatti, la gestione del tempo può aumentare in modo considerevole l'efficienza e la produttività dei dipendenti. È necessario, a tal fine, assicurarsi di definire gli obiettivi aziendali, assegnare il lavoro in modo equo, impostare scadenze realistiche, gestire le interruzioni, utilizzare strumenti di gestione del tempo, insegnare tecniche di gestione del tempo, pianificare in anticipo, prendersi delle pause e stabilire delle priorità per ottenere il massimo dal tempo dei tuoi dipendenti.