L’organizzazione del lavoro è spesso una nota dolente per le aziende e per il personale che ne fa parte. Non è semplice, infatti, avere un’impresa che sia strutturata adeguatamente e nella quale ogni piccolo particolare del processo aziendale sia definito e organizzato, e non lasciato al caso. 

Capita frequentemente che i dipendenti non siano consapevoli del proprio ruolo in azienda e, nello specifico, della propria mansione, e che lo svolgimento delle attività non sia lineare, bensì confusionario e disordinato. Questo implica un sentimento di smarrimento tra le persone che compongono l’azienda stessa, le quali non sono a conoscenza delle attività che le spettano o dei compiti da svolgere. 

A causa di ciò si creano degli spazi vuoti all’interno dei processi, causati dalla mancanza di una struttura e di ruoli ben delineati. 

Esistono tuttavia degli strumenti che ogni azienda può utilizzare per la risoluzione di queste criticità. Uno di questi è il mansionario. 

Cos’è il Mansionario? 

Lo strumento denominato mansionario definisce e descrive l’insieme di attività o mansioni attribuite ad ogni singola posizione ricoperta all’interno dell’azienda. Viene anche chiamato job description (da non confondere con la job description degli annunci di lavoro).

Lo scopo del mansionario è la definizione delle varie aree di lavoro all’interno dell’azienda.

Utilizzando questo strumento infatti, l’azienda mette nero su bianco il comportamento che ogni dipendente deve adottare in azienda. 

Oltre a questa funzione, il mansionario funge anche da strumento di coordinamento. Come accennato in precedenza, se all’interno di un team, ogni singolo dipendente sa esattamente che attività debba svolgere e con quali modalità, applicherà le procedure definite dal mansionario in modo ottimale. Questo implica che le sue azioni siano prevedibili per il resto della squadra e che alcune delle criticità che si possono verificare all’interno dei processi, si riducano notevolmente, o vengano risolte con rapidità. 

Il mansionario, insieme ad altri strumenti finalizzati all’organizzazione aziendale, se elaborato in modo corretto, delinea la struttura dell’azienda.

Elaborare una descrizione corretta e trasparente delle attività assegnate a ciascuna figura e delle relative skills permette, inoltre, di raggiungere più agevolmente gli obiettivi dell’azienda stessa.

Oltre ad indicare la mansione di ogni componente dell'azienda, il mansionario può essere anche uno strumento di supporto per il reparto HR. 

Per quest’ultimo punto, questo strumento consente di individuare dei parametri di valutazione per ogni mansione, in funzione anche degli obiettivi della stessa, e di definire per questa un piano formativo e di crescita(estendibile dunque al dipendente che la svolge). 

Lo stesso piano formativo può essere definito per colmare l’assenza di alcune skills o, più semplicemente, per integrarle. 

Grazie all’elaborazione e stesura approfondita di questo strumento, il reparto HR può selezionare più facilmente i candidati per ogni specifico ruolo, essendo già a conoscenza delle competenze richieste. 

Come si redige un mansionario?

Gestire correttamente un’azienda può essere arduo, ma con l’utilizzo degli strumenti giusti si può avere una buona struttura e un’organizzazione del lavoro ottimizzata. 

Lo strumento del mansionario, se redatto correttamente, è sicuramente utile a questo scopo.

Entrando ancor più nello specifico, si tratta di un testo, inserito in un modello (realizzato spesso con un foglio di calcolo), il quale contiene tutte le attività operative che il dipendente andrà a svolgere nell’azienda, in modo abbastanza dettagliato.

Il primo passo da fare per elaborare correttamente questo documento è stabilire gli obiettivi e le strategie correlate. 

Infatti, prima di assegnare i compiti e le mansioni ai corrispettivi ruoli in azienda è essenziale conoscerne attentamente le necessità e gli obiettivi da raggiungere.

Lo step successivo è descrivere il ruolo nel suo complesso. Vanno dunque inseriti tutti i dati dell’area di competenza a cui il dipendente deve essere assegnato, del dipartimento, dei responsabili a cui deve far capo e dei collaboratori o subalterni presenti nel reparto.

Questo procedimento ha il fine ultimo di tenere traccia e misurare in modo efficace le interazioni tra i vari reparti dell’azienda.

La sintesi deve contenere tutte le informazioni basilari utili ad una comprensione immediata della tipologia di profilo lavorativo che si deve ricercare o che si ha di fronte.

Il terzo passo è l’inserimento dello scopo, delle responsabilità e delle funzioni che devono essere svolte dal ruolo in questione. 

In aggiunta, è molto utile inserire nel mansionario il percorso formativo del ruolo, come il titolo di studio, i requisiti e l’esperienza, oltre alla formazione obbligatoria, che il potenziale dipendente deve possedere per ricoprire tale posizione all’interno dell’azienda.

Ogni ruolo richiede una serie di competenze specifiche. Per questo è necessario riportare nel mansionario sia quelle base, sia quelle tecniche che quelle trasversali.

Se il mansionario viene redatto correttamente, l’azienda potrà tenere sotto controllo l’organizzazione e valutare le performance di ognuno con lo scopo di apportare miglioramenti continui a tutte le aree di lavoro. 

In sintesi, ecco quali sono gli elementi che un mansionario deve contenere:

• nome della mansione;
• obiettivi;
• responsabilità della mansione;
• attività e incarichi specifici;
• prodotto da generare, anche denominato output finale (o prodotto finale);
• competenze trasversali e tecniche necessarie; 
• diversi livelli di autonomia funzionali alle differenti attività;
• posizione all’interno della struttura gerarchica aziendale.

Tali informazioni devono essere riportate in modo chiaro e ordinato e costituiscono il mansionario di ogni funzione specifica all’interno dell’azienda.

Elaborare un mansionario utile anche ai ruoli manageriali

Per la stesura di un mansionario che sia funzionale anche ai ruoli manageriali, è necessaria un’attenzione in più rispetto al resto dei ruoli presenti in azienda. 

Il manager, chiamato anche responsabile di un determinato reparto a seconda della dimensione dell’azienda, presenta un livello di autonomia abbastanza alto e svolge una varietà di compiti che vanno dal coordinamento del lavoro all’elaborazione delle strategie, e così via.

A causa della grande varietà di attività che deve portare avanti, è un ruolo più complesso da definire e formalizzare. 

In questo caso specifico, il focus del mansionario deve spostarsi sul risultato atteso dal ruolo del manager, sulle responsabilità e sulle skills richieste per ricoprire tale ruolo. 

Ecco perché redigere un mansionario è fondamentale

Il mansionario è uno strumento spesso assente all’interno delle piccole e medie imprese, nonostante la sua immensa utilità e le sue diverse potenziali applicazioni. 

Prima di tutto, è uno strumento essenziale per una corretta gestione dell’azienda.

Dal punto di vista strategico invece, è molto prezioso perché contribuisce ad avere un approccio sul medio-lungo periodo. 

Inoltre, il mansionario fa da supporto nel caso in cui si verifichino cambiamenti aziendali o nuove assunzioni. 

Elaborare questo documento permette al personale dipendente di avere le idee chiare sul proprio ambiente di lavoro, evitando le incomprensioni e responsabilizzandosi maggiormente.