L’organizzazione sta alla base del corretto funzionamento di un’azienda. Ogni singolo dipendente deve essere perfettamente a conoscenza del proprio ruolo e delle relative funzioni, oltre che del ruolo ricoperto dai propri collaboratori. 

Questo permette a tutti i dipendenti di svolgere le attività in modo fluido e con meno intoppi. Il personale infatti, essendo più consapevole del proprio ruolo e della propria rilevanza all’interno dell’organizzazione, riuscirà a portare a termine le attività in maniera più efficiente e saprà a chi doversi rivolgere per qualsiasi informazione o problematica. 

Tali fattori evitano che l’azienda operi in un ambiente lavorativo caotico e che la produttività, di conseguenza, ne risenta. Un’azienda ben organizzata, in aggiunta, influisce positivamente sul clima aziendale, rendendo il personale sereno e più propenso verso le attività da portare avanti. 

Organigramma Aziendale

Per migliorare l’andamento dell’azienda, è possibile utilizzare uno strumento importante, ossia l’organigramma aziendale,  che facilita l’organizzazione a qualsiasi livello, e che risulta essere essenziale per gestire il lavoro dei collaboratori. 

L’organigramma aziendale è lo strumento utilizzato per rappresentare graficamente le mansioni, i livelli gerarchici presenti all’interno di un’impresa e l’andamento della stessa. 

La rappresentazione grafica consente ai dipendenti di avere una visione globale immediata della gerarchia aziendale, dei ruoli e dei vari reparti. 

Di cosa si tratta nello specifico?

Lo strumento dell’organigramma consiste in un diagramma organizzativo, composto da rettangoli e linee di collegamento tra i rettangoli stessi. 

I rettangoli rappresentano gli enti o gli organi dell’azienda; le linee denotano i rapporti tra gli organi indicati. 

Queste possono essere continue o tratteggiate: una caratteristica variabile in base al legame che intercorre tra gli organi rappresentati. 

Ad esempio, quelle continue indicano i legami gerarchici, mentre quelle tratteggiate indicano che tra gli enti correlati non esistono delle relazioni gerarchiche.

La funzione dell’organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è uno strumento utile a esporre, in maniera semplice ed immediata, come sia strutturata l’impresa. Questo consente al personale dell’impresa stessa di comprendere chi ne faccia parte e, nello specifico, che ruolo ricopra esattamente.

Grazie a tale strumento si può comprendere appieno l’organizzazione e il funzionamento dell’azienda, si possono definire più facilmente gli obiettivi generali di ogni reparto e si possono coordinare al meglio i progetti avviati.

L’organigramma, dunque, raffigura chi deve far capo a chi e i rapporti tra i reparti; questo offre all’azienda il vantaggio di poter distribuire le attività tra tutti i collaboratori, favorendo un’organizzazione migliore. 

Permette, inoltre, di mettere in luce anomalie e disservizi dell’organizzazione, in modo da poterla ottimizzare e migliorare nel caso in cui fosse necessario.

Un’organizzazione più precisa e riportata nero su bianco, permette all’azienda di crescere più rapidamente e raggiungere più facilmente gli obiettivi prestabiliti.

Dal punto di vista del personale, aiuta i dipendenti ad avere maggiore chiarezza sul proprio percorso di avanzamento, poiché più incoraggiati a scalare l’organigramma stesso. 

Avere un organigramma facilita, inoltre, i processi di on-boarding dei nuovi assunti, poiché consente di avere riferimenti chiari rispetto al nuovo contesto lavorativo. 

Infine, l’organigramma aziendale può essere usato dall’HR per migliorare la comunicazione tra lavoratori e staff e le rispettive attività e funzioni. 

Con questa tipologia di strumento, una volta ottimizzato, è più semplice comprendere quali siano i ruoli più funzionanti in azienda e quali abbiano necessità di essere modificati, se non addirittura eliminati. 

Quali sono le tipologie di organigramma?

Non esiste un unico modello di organigramma adattabile a tutte le aziende, ma ne esistono differenti tipologie. I modelli variano in base alle necessità di ogni azienda. 

L’organigramma funzionale, ad esempio, raggruppa i dipendenti per specializzazione, i quali vengono supervisionati da un manager di funzione che ha la responsabilità delle perfomance del settore di cui si occupa. È uno strumento organizzativo gerarchico.

L’organigramma divisionale, invece, è uno strumento più adatto alle grandi imprese. Si può adoperare per effettuare delle divisioni in base alle linee dei prodotti o alle aree geografiche nelle quali si trovano le varie unità dell’azienda. La divisione può essere effettuata anche in base al target dei clienti destinatari del prodotto finale.

In questo tipo di organigramma ogni divisione ha una propria Direzione e ciò la rende una struttura indipendente.

L’organigramma a matrice consiste in un modello organizzativo composto verticalmente da delle colonne e orizzontalmente da righe. Si tratta dell’unione tra il sistema funzionale e quello divisionale. È caratterizzato da due direzioni, una delle quali si riferisce alle funzioni come la vendita, produzione, ecc., l’altra si riferisce ai prodotti e/o servizi, alle zone geografiche e alla gestione dei clienti. 

Le due direzioni dipendono infine da una direzione generale dell’azienda. 

Altri strumenti per organizzare l’azienda

Oltre all’organigramma aziendale, e a tutte le sue possibili declinazioni, esistono ulteriori strumenti validi per l’organizzazione delle attività. 

Questo è l’esempio del funzionigramma, nel quale i rapporti gerarchici, già indicati all’interno dell’organigramma, vengono illustrati più approfonditamente. 

Fa riferimento alle funzioni relative a ciascun ruolo e ai criteri secondo i quali si articolano le attività. Dunque, serve a definire chi fa cosa. È uno schema che si sviluppa orizzontalmente ed è applicabile a tutti i reparti.

Un altro strumento adoperabile, insieme ai precedenti, è il mansionario. Questo, denominato anche job description (da non confondere con la job description degli annunci di lavoro, la quale è molto più sintetica), definisce in modo chiaro e oggettivo l’insieme di compiti (mansioni) che vengono attribuiti a ciascun ruolo all’interno dell’azienda.

Grazie a tale strumento, l’impresa può formalizzare il comportamento dei propri collaboratori, in modo tale che la discrezionalità di ciascun dipendente sia ridotta al minimo e i comportamenti non siano troppo variabili. 

Il mansionario è anche utile come strumento di coordinamento: in un team o in un reparto, se ogni dipendente sa quale attività deve svolgere e le modalità, applica le procedure al meglio ed è più coordinato con il resto dei collaboratori, poiché anch'essi sono a conoscenza del ruolo e dei compiti di ognuno. 

Organizzazione più snella e strategia a lungo termine

Spesso, l’attenzione ad un’organizzazione chiara è un elemento mancante nelle PMI. Introdurre degli strumenti organizzativi come quelli citati contribuisce ad avere un'organizzazione aziendale più definita e, al contempo, più snella. 

Inoltre, utilizzare strumenti quali l’organigramma, il funzionigramma e il mansionario, aiuta ad avere un approccio più strategico nel medio e lungo periodo, e li rende indispensabili per l’azienda.