Per riuscire a far crescere rapidamente la propria azienda è necessario fare in modo che questa “cambi pelle” e venga strutturata affinché risulti sempre più competitiva e capace di affrontare le sfide del proprio mercato di riferimento, che è in continua evoluzione.
Può sembrare, all’apparenza, che portare dei cambiamenti in azienda non sia poi così complesso, ma un percorso d’innovazione e di crescita nasconde in sé molte insidie.
Avviare qualsiasi nuovo progetto presuppone, per la sua riuscita, che vengano rispettati diversi principi, senza i quali il progetto stesso non potrà portare dei risultati positivi all’azienda.
Per esempio, un progetto di una media azienda potrebbe consistere nell’introduzione di una nuova tecnologia o nella costruzione di una nuova linea, o ancora nell’esecuzione di un processo nuovo con degli ausili tecnologici innovativi.
Ogni progetto deve essere gestito tenendo conto di 3 elementi fondamentali: la qualità, il tempo e i costi.
Senza questi elementi, o anche solo in mancanza di uno dei tre, il progetto non avrà esito positivo. Un esito negativo comporterà per l’azienda un dispendio di tempo, a causa del tempo impiegato nel tentativo della sua realizzazione, e un dispendio di risorse economiche. Se la realizzazione del progetto prevede poi l’elaborazione di un prodotto o servizio esterno all’azienda, il fallimento può comportare un danno alla reputazione della stessa.
Allora come si può agire affinché tutto fili liscio e si ottengano degli ottimi risultati che permettano all’azienda di crescere e adattarsi costantemente alle evoluzioni del mercato?
Per poter garantire la buona riuscita di ogni progetto è necessario comprendere quali siano le metodologie più adatte alla sua realizzazione e saper utilizzare gli strumenti giusti col fine di garantire il rispetto dei fattori suddetti.
I parametri necessari per un corretto funzionamento dell’azienda
Ogni impresa, per poter funzionare correttamente deve tenere sotto stretto controllo quattro parametri fondamentali.
Il primo di tali parametri è l’efficacia. Si tratta della capacità di colpire nel segno, di raggiungere un risultato.
Il secondo è, invece, l’efficienza, ovvero la capacità di raggiungere un qualsiasi risultato con il minimo dispendio di risorse possibili.
Questi due primi parametri non sono antitetici, il primo non esclude il secondo e viceversa. Di conseguenza, se un processo è efficace, non per forza deve essere meno efficiente. Anzi, spesso questi due elementi vanno di pari passo.
Per fare un esempio concreto dei parametri di efficacia e efficienza all’interno dell’azienda, basti pensare al processo di realizzazione di un prodotto o servizio.
Se durante il processo vengono commessi degli errori, il cliente che acquisterà il prodotto dovrà essere rimborsato finanziariamente o con un nuovo prodotto. Nel caso in cui, invece, l’azienda offra ai clienti un servizio, in presenza di errori, questo deve essere ri-erogato.
In tal caso abbiamo una mancanza di efficacia, che si trasforma di conseguenza in una forte mancanza di efficienza.
Al contrario, se il prodotto che viene creato dall’azienda è perfettamente funzionante o il servizio viene erogato correttamente dal principio, quindi fin dalla sua prima erogazione, l’azienda otterrà un grande risparmio di risorse.
Gli altri due parametri fondamentali di cui tenere conto sono la flessibilità e l’elasticità di un processo.
Il parametro della flessibilità equivale alla capacità di un processo di produrre output diversi (ovvero i risultati finali, i prodotti offerti dall’azienda al potenziale cliente).
Essere flessibili in un mercato che cambia continuamente è di vitale importanza; questo perché, ad esempio, cambiare tecnologie in funzione degli output da produrre può essere molto dispendioso.
Negli anni ‘80 la rivoluzione del sistema industriale, con l’introduzione della robotica, ha consentito un enorme aumento della flessibilità all’interno delle aziende. Con lo stesso oggetto tecnologico, infatti, si potevano ottenere prodotti totalmente diversi gli uni dagli altri.
Prima dell’avvento della robotica tutto ciò non era possibile perché ogni linea produttiva era strutturata e concepita per l’elaborazione di un determinato tipo di prodotto.
Elaborare un prodotto diverso implicava necessariamente l’utilizzo di una tecnologia differente.
Ritorniamo ora al contesto attuale. Ultimamente si sono accorciati drammaticamente i tempi a disposizione delle aziende per lo sviluppo di un prodotto o servizio e il suo lancio sul mercato. Il motivo è l’infinita varietà di prodotti già presenti sul mercato stesso e il continuo sviluppo di prodotti nuovi da parte di tutte le aziende.
Queste ultime, quindi, devono essere molto rapide nello sviluppo dei prodotti, se vogliono far fronte alle sfide dei competitors.
A causa della velocità richiesta dal mercato, non hanno più la possibilità di ripensare alle tecnologie ogni volta che è necessario produrre un articolo diverso.
Ecco perché i tempi di vita del prodotto o servizio sono sempre più brevi e per questo diventa fondamentale pensare, sin da subito, ad un supporto tecnologico utile ai processi per elaborare prodotti diversi in tempi molto rapidi.
Ultimo parametro importante, ma non ultimo per importanza, è l’elasticità.
Un processo deve avere la capacità di saper modulare i volumi dei prodotti da realizzare.
Cosa accade se un processo non è elastico?
Immaginiamo un impianto chimico che lavora in maniera discontinua, il quale implica lo spegnimento, lo scarico, il carico e la riaccensione dell'apparecchiatura utilizzata dal processo stesso.
Ogni processo deve essere svolto in questo modo. Inoltre, ogni lotto di produzione deve essere minimo di 5 tonnellate. Dunque, ogni volta che si deve realizzare un prodotto, il lotto di produzione non può essere al di sotto delle 5 t. Questo comporta che se si ha anche solo necessità di 1 tonnellata di prodotto, devono esserne prodotte per forza 5.
In questo modo il processo non è elastico e porta all’azienda notevoli sprechi in termini di tempo e risorse.
Questi quattro parametri sono degli elementi chiave di cui bisogna sempre tenere conto quando vengono creati o revisionati i processi aziendali.
Se un’azienda è snella, e i processi sono efficaci, efficienti, flessibili ed elastici, gli sprechi vengono ridotti al minimo.
L’organizzazione e l’attenzione verso le persone
L’innovazione dei processi aziendali, oltre a dover rispettare i quattro parametri sopra esposti, è un tipo di innovazione necessariamente organizzativa.
Oltretutto, quest’ultimo elemento può essere molto dispendioso per alcune aziende che non attingono ad un grande bacino di risorse economiche.
Le reali criticità sono invece sempre di carattere organizzativo. Il vero ostacolo che si presenta nel percorso verso l’innovazione non è l’accesso alla tecnologia, ma l’incapacità di adattamento ai cambiamenti. Quindi, in questo caso, il focus si deve spostare sul comportamento organizzativo delle persone.
Il personale deve essere formato per eseguire le proprie attività attraverso i processi. Deve avere ben chiaro il suo ruolo e deve comprendere e seguire il modus operandi dell’azienda.
Se le persone facenti parte dell’azienda sono abituate a ragionare in modo “snello”, quando viene creato un processo, questo verrà progettato già ottimizzato. Un processo già ottimizzato dal principio, che rispetti quindi i 4 parametri fondamentali, consente di creare dei benefici straordinari. Si tratta dei quick wins, i risultati veloci.
Creare il processo in un modo piuttosto che in un altro non ha impatti sui costi della progettazione, ma ha degli impatti molto positivi nella sua realizzazione.
Ottimizzazione dei processi come chiave di svolta per competere sul mercato
La capacità di ottimizzare i processi o di crearne di nuovi già ottimizzati permette dunque di ottenere molti benefici e ridurre considerevolmente gli sprechi di risorse. A questo si unisce, di conseguenza, un’attenzione particolare alle persone che vanno a comporre l’azienda, elementi portanti della stessa e dei processi.
La sintonia tra tutti questi elementi permette all’azienda di essere innovativa e cambiare volto facilmente.
Bisogna inoltre comprendere come agire affinché le persone si adattino continuamente ai possibili cambiamenti dell’azienda, necessari per stare al passo con la dinamicità del mercato.