L'introduzione di nuove tecnologie come le piattaforme di comunicazione digitale e la crescente tendenza del lavoro da remoto hanno reso essenziale rivedere le modalità di comunicazione interna aziendale. 

Proprio a causa del lavoro da remoto, può accadere che i dipendenti si sentano isolati, se non vengono adeguatamente coinvolti nelle discussioni e nelle decisioni importanti.

Allo stesso tempo però, c’è il rischio che email e messaggi istantanei possano creare una sovrabbondanza di informazioni che può sfociare nella difficoltà di distinguere le informazioni importanti da quelle non urgenti.

Per risolvere tali problematiche è necessario adottare una comunicazione interna efficace e attenta ad ogni esigenza.

Cos’è la comunicazione interna?

La comunicazione aziendale interna rappresenta uno degli elementi chiave per il successo di un'azienda. Si tratta di un processo attraverso il quale le informazioni vengono condivise tra i dipendenti all'interno dell'impresa stessa, e comprende una vasta gamma di canali che va dai meeting alle email, dalle riunioni alle chat online.

Per creare una comunicazione interna efficace, è importante utilizzare una corretta combinazione di canali instaurare una comunicazione bi-direzionale. Ciò significa che non solo i dipendenti devono essere informati di ciò che sta accadendo all'interno dell'azienda, ma devono anche avere la possibilità di esprimere le proprie opinioni e feedback.

Inoltre, una buona comunicazione interna dovrebbe essere tempestiva, trasparente e coerente.

Un'altra caratteristica chiave per una buona comunicazione interna è la chiarezza. I dipendenti devono essere in grado di comprendere facilmente ciò che viene loro comunicato e in che modo questo li riguardi. A tal fine, le informazioni devono essere presentate in maniera semplice e diretta e devono essere fornite nel contesto appropriato.

Inoltre, come già accennato in precedenza, le informazioni devono essere presentate nel modo più rapido possibile, in modo che i dipendenti possano prendere delle decisioni basate su informazioni corrette e, di conseguenza, agire in modo opportuno.

Mettere a punto una corretta comunicazione interna è essenziale perché contribuisce alla creazione di un ambiente di lavoro collaborativo e positivo, all’aumento della produttività e al miglioramento della soddisfazione dei dipendenti. Tutti questi elementi possono trasformarsi in un grande vantaggio competitivo per l’azienda. Al contrario, una comunicazione interna inadeguata può portare a confusione e, alla lunga, a problemi di retention del personale.

Comunicazione interna: coinvolgimento dei dipendenti e monitoraggio

Oltre a curare la comunicazione in senso stretto, è altrettanto importante che le aziende coinvolgano attivamente i propri dipendenti nella comunicazione interna stessa, in modo che possano sentirsi parte integrante dell'azienda e delle decisioni prese. 

Questo può essere fatto attraverso la creazione di una cultura aperta e trasparente, in cui i dipendenti siano incoraggiati a condividere le proprie idee, ma anche i propri timori. Inoltre, è fondamentale offrire ai dipendenti la possibilità di entrare in contatto con i vertici dell’azienda, in modo che possano porre discutere con questi in modo diretto.

Altri due elementi non trascurabile relativi alla comunicazione interna sono la formazione e lo sviluppo. I dipendenti devono essere costantemente formati su politiche e pratiche aziendali e devono avere gli strumenti e le competenze necessari per eseguire le proprie attività in modo efficiente. 

Infine, è necessario monitorare e valutare continuamente la comunicazione interna. Ciò può essere fatto attraverso dei sondaggi e delle indagini sulla soddisfazione del personale, o mediante una valutazione dei processi di comunicazione esistenti. Tali feedback possono essere utilizzati per identificare i problemi e trovare soluzioni per migliorare la comunicazione interna.

Dato che la comunicazione deve adattarsi alle esigenze del personale, le aziende devono cercare di essere più flessibili possibile, ascoltando eventuali richieste e strutturando la comunicazione in base alle preferenze espresse dai dipendenti. 

Ad esempio, alcuni potrebbero preferire comunicare tramite chat online, mentre altri potrebbero preferire le riunioni in presenza. In questi casi l’azienda deve essere in grado di offrire una varietà di opzioni di comunicazione per andare incontro alle necessità dei propri collaboratori. 

Canali di comunicazione interna

Una volta ascoltate e comprese le esigenze comunicative dei dipendenti, è necessario stabilire quali canali utilizzare. A tal fine le aziende devono conoscere in maniera approfondita i mezzi di comunicazione che hanno a disposizione. Scegliere i canali giusti è infatti fondamentale perché ciò influisce sul tono, sulla formalità e sulla chiarezza del messaggio veicolato.

Nello specifico i canali si possono suddividere in due categorie, in base alle esigenze e al contesto: canali formali e informali.

I canali formali sono quelli ufficiali che vengono gestiti esclusivamente dall’azienda, la quale ne controlla i contenuti. Quelli informali invece vengono messi a disposizione anche dei dipendenti, i quali sono liberi di contribuire alla creazione e diffusione delle informazioni.

Di seguito i canali di comunicazione utilizzati:

• pubblicazioni cartacee: sono state utilizzate dalle aziende per molto tempo. garantiscono un maggiore controllo delle informazioni da parte dell’azienda. Attualmente si stanno avviando verso il disuso a causa di politiche più attente all’ambiente.
• comunicazione face to face: è il mezzo più efficace e più utilizzato per comunicazioni importanti o complesse. È un canale molto diretto e interattivo. Consente di cogliere più dettagli riguardanti tono di voce, espressioni e linguaggio del corpo. 
• strumenti elettronici: questi comprendono i materiali audio e video relativi all’azienda e alla cultura aziendale, e la casella email. Quest’ultima è considerata come uno dei mezzi preferiti per ricevere comunicazioni in azienda. Essendo un mezzo di comunicazione impersonale bisogna prestare molta attenzione ai contenuti.
• social media: grazie ai canali social i dipendenti possono creare flussi di comunicazione che vanno al di là della distanza e delle gerarchie aziendali. Sono inoltre un mezzo utile sia per la comunicazione orizzontale, sia per quella verticale. I social consentono di instaurare delle relazioni ed esprimersi in modo più naturale rispetto ad altri canali.

Comunicazione esterna e comunicazione coordinata

Una buona comunicazione interna è essenziale per le aziende, ma questa deve essere accompagnata anche da un’ottima strategia di comunicazione esterna che consenta di interagire con i propri clienti, fornitori e stakeholder. Se elaborata correttamente, questa favorisce la costruzione di un'immagine positiva dell'azienda e la creazione di relazioni a lungo termine con i propri stakeholders.

Una strategia di comunicazione esterna efficace deve prevedere la creazione di un piano di comunicazione per ogni stakeholder specifico, come clienti, fornitori, media e comunità del territorio in cui l’impresa opera. Questo può essere fatto attraverso l’utilizzo di diversi canali tra cui la stampa, i social media, il sito web e gli eventi.

Le comunicazioni aziendali interne ed esterne devono essere integrate e coordinate per evitare che si verifichino contraddizioni o che veicolino messaggi confusi. Per esempio, se un'azienda promette ai propri clienti di offrire un servizio di alta qualità, ma i dipendenti non sono adeguatamente formati per fornire il servizio offerto, ciò può causare confusione e insoddisfazione sia per i dipendenti stessi che per i clienti.

Ecco perché creare una strategia di comunicazione coordinata e coerente è fondamentale per la buona riuscita della stessa.

Per poter utilizzare i canali di comunicazione al massimo del loro potenziale, è anche necessario essere sempre aggiornati sulle tendenze comunicative in corso e sui costanti mutamenti tecnologici, in modo da poter sfruttare tutte le possibilità che gli strumenti offrono. 

Conclusioni

Una comunicazione interna efficace crea un clima lavorativo più sereno, favorisce l’aumento della produttività e rende i dipendenti più soddisfatti. Ciò avviene perché i dipendenti hanno bisogno di sentirsi parte integrante dell'azienda, comprendere e apprezzare le decisioni aziendali e sentirsi liberi di partecipare alle discussioni. 

Con una corretta comunicazione interna, le aziende possono raggiungere il massimo potenziale e perseguire i propri obiettivi a lungo termine.