Accade spesso che, durante la gestione e lo svolgimento dei task, si arrivi alla conclusione della giornata lavorativa con la sensazione di non aver terminato alcune o gran parte delle attività.

Il tempo, infatti, rappresenta una risorsa preziosa e per questo deve essere gestito e ottimizzato al meglio. Qui entra in gioco il time management, che, attraverso tecniche e strumenti specifici per la pianificazione, ottimizzazione e gestione del tempo stesso, consente di aumentare l’efficienza e l’efficacia delle proprie attività. 

Un buon utilizzo del tempo può portare diversi benefici sia al dipendente, sia all’azienda. Al contrario, una gestione del tempo non ottimizzata può portare alla dispersione di risorse e al mancato raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

Diventa dunque essenziale acquisire le tecniche corrette e saper utilizzare i giusti strumenti per un'efficace time management. 

Time management: di cosa si tratta?

L’era della digitalizzazione e dei media è caratterizzata da una sovrabbondanza di stimoli e contenuti. Ciò implica una soglia dell'attenzione bassa e delle diffuse difficoltà di concentrazione, fondamentali per riuscire a svolgere i propri task e portarli a termine.

Ecco perché, imparare a gestire il proprio tempo durante la giornata lavorativa, diventa strettamente necessario, oltre a rappresentare una skill molto richiesta dai reparti HR. 

Da qui deriva il time management, il quale può essere tradotto con “gestione del tempo”. 

Si tratta di un processo caratterizzato dalla pianificazione, organizzazione e controllo del tempo dedicato ad ogni task svolto, con l’obiettivo di ottimizzarlo. 

Questo consente di aumentare la produttività di ognuno poiché il processo diventa più snello, efficace ed efficiente. 

Gestire bene il proprio tempo significa svolgere le attività in modo smart ottenendo il massimo dal proprio lavoro in termini di qualità e, allo stesso tempo, senza che ogni task debba richiedere un tempo eccessivo. 

Un buon time management parte dall’identificazione delle task e dei tempi di lavoro richiesti per ognuno, per poter successivamente elaborare una pianificazione e procedere con l’esecuzione. Questo implica essere in grado di stabilire un ordine di priorità. 

Inoltre, è importante focalizzarsi sugli obiettivi finali per incrementare la concentrazione ed essere più motivati, anche col fine di eliminare il più possibile le distrazioni. In tal senso, bisogna basarsi su obiettivi specifici, misurabili e ben definiti.

5 metodologie di time management

Il time management è costituito da metodologie utili a gestire il proprio tempo in modo efficace, pianificando e ottimizzando lo svolgimento delle attività. 

Qui abbiamo riportato quelle più utilizzate ed efficaci, in modo che ognuno possa applicare quella più consona al proprio ruolo e alle rispettive attività.

Matrice di Eisenhower

È uno dei metodi più noti. Deve il suo nome all’ex Presidente degli Stati Uniti, il quale, in una sua celebre frase, precisò la distinzione tra urgenza e importanza. La matrice di Eisenhower infatti, si basa proprio su questa distinzione, che consiste primariamente nella definizione delle attività urgenti e delle attività importanti. Le prime sono in genere attività meno funzionali sul lungo termine. Ad esempio, può essere considerata come attività urgente la risposta ad una mail. Le attività importanti invece, sono delle attività funzionali sul lungo periodo, come la definizione di una strategia. 

Una delle maggiori difficoltà riscontrate nell’organizzazione del lavoro è riuscire a stabilire il corretto ordine di priorità, individuando le task urgenti e le task importanti. A tal fine può essere utilizzata una matrice suddivisa in 4 quadranti, che contengono: 

• task importanti e urgenti: task da svolgere subito e attività funzionali a lungo termine, da completare prima possibile. Si tratta di attività che non possono essere delegate, a causa della loro rilevanza;
• task importanti: attività importanti che però possono essere pianificate per essere svolte in momenti secondari;
• task urgenti: attività che devono essere portate a termine prima possibile. Queste possono essere delegate in quanto non urgenti;
• task non importanti e non urgenti: attività non particolarmente rilevanti che possono essere eliminate senza generare conseguenze negative.

Metodo del pomodoro

La seconda metodologia è denominata “Tecnica del pomodoro” e consiste nella suddivisione delle ore di lavoro in blocchi di task da 25 minuti ciascuno, indicati proprio con il termine “pomodoro”, con pause di 5 minuti tra un blocco e l’altro. Dopo aver completato almeno 4 blocchi di lavoro, questa tecnica prevede che venga svolta una pausa più lunga che vada dai 15 ai 30 minuti.

Tale tecnica, consente di individuare quanti “pomodori” siano necessari per completare i task assegnati e tendenzialmente ricorrenti, in modo da migliorarne la pianificazione sul lungo periodo. Per essere realmente efficace è fondamentale rispettare le pause, le quali devono essere delle  e diventano efficaci quando ci si allontana dall’attività in corso. Questa tecnica può essere poi adattata al proprio lavoro, variando i tempi dei blocchi e delle pause in base alle proprie esigenze. 

Metodologia ABC

Il metodo ABC è utile per individuare la corretta priorità per lo svolgimento dei task. 

Tale tecnica prevede la suddivisione e la riorganizzazione dei task in tre classi:

• classe A: comprende le attività con massima priorità che devono essere completate prima possibile;
• classe B: comprende i task meno importanti con priorità media;
• classe C: comprende le attività poco importanti con priorità bassa, che possono essere eliminate dalla lista dei task.

Metodologia POSEC

Il termine POSEC è l’acronimo di Pioritize, Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing, ed è un metodo che consiste dunque nel stabilire priorità, organizzare, razionalizzare, risparmiare risorse e contribuire nella gestione delle attività. 

Questa tecnica mira a responsabilizzare i dipendenti, consentendo ad ognuno di contribuire attivamente per il raggiungimento dei risultati da parte del team. Ciò può essere fatto riordinando i task sulla base delle funzioni di ognuno di essi, seguendo 5 fasi specifiche: 

• Pioritize: stabilire gli obiettivi e individuare le attività prioritarie utili al raggiungimento degli stessi;
• Organizing: organizzare e portare a termine le attività necessarie per mantenere alto il livello del team;
• Streamlining: snellire più possibile le attività meno piacevoli che non sono eliminabili;
• Economizing: risparmiare tempo nelle attività non urgenti;
• Contribuire: contribuire nello svolgimento di attività necessarie per il team.

Metodologia Alpen

Questa metodologia è molto utile nella pianificazione delle giornate di lavoro intense caratterizzate da numerosi task. Il termine è anch’esso, come quello precedente, un acronimo che racchiude al suo interno le tipologie di attività che dovrebbero essere completate giornalmente per gestire in modo ottimale il proprio tempo:

• Annotare: per tenere traccia dei task da svolgere manualmente o con un’app;
• Lavorare: svolgere le attività considerando sempre il tempo necessario allo svolgimento di ognuna, in modo da portarla a termine;
• Pianificare: organizzando i momenti di attività e i momenti di pausa;
• Essere fedeli al programma stabilito: in modo da rispettare la tabella di marcia e l’organizzazione;
• Non concludere un task senza un check finale: effettuare sempre un controllo sull’attività conclusa in modo da non doverla riesaminare e svolgere nuovamente in futuro. 

I vantaggi di un buon time management

Una cattiva gestione del proprio tempo implica una scarsa produttività e una difficoltà maggiore nel raggiungimento degli obiettivi finali, in aggiunta ad un dispendio di risorse preziose. Oltre a ciò, i dipendenti possono non essere in grado di gestire il carico di lavoro, incappando in periodi di stress che non portano alcun beneficio né al dipendente stesso, né all’azienda. 

Applicare, invece, le tecniche di time management alle proprie giornate lavorative è un ottimo modo per mantenere la produttività e raggiungere gli obiettivi aziendali in modo efficace. Attraverso tale organizzazione anche il lavoro con altre risorse del team diventa più snello ed efficiente, consentendo di fissare e raggiungere degli obiettivi condivisi.