L’organizzazione del lavoro è un tema scottante per le aziende perché, se non viene svolta adeguatamente, porta con sé una serie di criticità, soprattutto nel caso di aziende in forte e rapida crescita.

Una buona organizzazione influisce sul lavoro di team in primis, arrivando fino alla sfera personale del singolo dipendente. 

Il modo in cui viene organizzato il lavoro, e l’organizzazione delle risorse umane dell’azienda, hanno un impatto notevole sullo sviluppo, la sostenibilità e l’immagine interna ed esterna. 

Per questo motivo è importante che le imprese trovino il perfetto equilibrio tra produttività e flessibilità.

A tal fine è fondamentale organizzare il lavoro al meglio, ottimizzando il tempo a disposizione e gestendo nel miglior modo possibile le priorità che si presentano. 

Cosa significa organizzazione del lavoro?

Per organizzazione del lavoro si intende la definizione precisa delle attività da svolgere, con successiva assegnazione ai membri del team, in concomitanza con la rispettiva pianificazione e definizione dei metodi e mezzi per portare le attività stesse a termine. 

A monte dell’organizzazione, è fondamentale che vengano stabiliti anche l’ambiente di lavoro, le condizioni del lavoro stesso, gli orari, e tutto ciò che concerne la vita in azienda. 

A seconda del tipo di azienda, del modello di business e della tipologia di attività richieste, l’organizzazione può essere più o meno flessibile e può contemplare la possibilità di svolgere il lavoro da remoto, oppure la struttura può essere verticale, piuttosto che orizzontale, e così via. Le possibilità sono tante; ecco perché ogni azienda, attraverso anche la sperimentazione, deve trovare le modalità più adatte per essere produttiva e, allo stesso tempo, poter contare su dipendenti soddisfatti. 

Come organizzare il lavoro: partiamo dalla leadership 

I manager svolgono un ruolo essenziale nelle modalità di organizzazione del lavoro, poiché queste influenzano il modo in cui i team lavorano nella quotidianità. La leadership, in questo caso, comprende sia il CEO dell’azienda, sia i responsabili delle varie aree, i quali avranno differenti modalità di gestione in base agli obiettivi prefissati.

Prima di tutto si devono occupare di stabilire un quadro normativo che stia alla base del lavoro in sé, in modo tale che i dipendenti abbiano delle regole scritte a cui fare riferimento.

Possono poi scegliere se optare per una cultura aziendale flessibile o rigida. Infine, si devono occupare di acquistare e creare gli account dei prodotti e servizi che fungeranno da strumenti per lo svolgimento della attività, o per l’organizzazione delle attività stesse, come software, applicativi online e così via. 

Tali elementi, ricoprono un ruolo preponderante nell’organizzazione del lavoro quotidiana.

Organizzare il lavoro in base all’area

Ogni area può beneficiare di una differente organizzazione interna, in base alle attività e agli obiettivi che deve raggiungere. 

Al fine di ottenere le migliori prestazioni dai propri dipendenti, ogni team deve adottare l’organizzazione più adatta alla propria tipologia di lavoro, comunicando in modo chiaro all’interno del reparto e con le altre aree. Per esempio, il team di marketing può riunirsi ogni lunedì mattina per effettuare un aggiornamento delle attività in corso e pianificare quelle nuove, esaminando le azioni da mettere in campo. 

Nel reparto ricerca e sviluppo, invece, è possibile adottare un’organizzazione flessibile, basata sullo svolgimento delle attività in modalità sprint. Questa fa sì che venga effettuata la distribuzione delle attività in un periodo di tempo definito, con regolari controlli per il monitoraggio dei progressi e della qualità degli output prodotti. Il controllo è, inoltre, finalizzato alla pianificazione e adattamento delle attività per lo sprint successivo.

In qualsiasi modalità di organizzazione del lavoro, è importante che ogni dipendente sia responsabile della gestione dei propri task e del proprio tempo, in base agli obiettivi definiti in precedenza. Il dipendente deve essere in grado di lavorare in autonomia e fornire un resoconto ai manager e alle altre risorse del team sull’avanzamento del proprio lavoro. 

Una parola chiave per l’organizzazione: flessibilità

Al giorno d’oggi, la flessibilità in azienda viene intesa come una modalità organizzativa che contempla l’apprendimento continuo (quello che viene chiamato approccio lean).

L’organizzazione del lavoro si adatta continuamente alle informazioni che vengono raccolte durante l’operatività, basandosi soprattutto sui feedback dei dipendenti più coinvolti nelle fasi di lavoro. L’organizzazione si evolve anche grazie all’introduzione di nuove pratiche del mondo del lavoro. 

Come le modalità di lavoro, anche la flessibilità deve essere definita in modo chiaro, deve essere regolamentata e le condizioni devono essere trasparenti per tutti i dipendenti.

Ad esempio, una modalità di lavoro basata sulla flessibilità deve definire in modo chiaro il concetto di “imprevisto”, poiché questo si verifica spesso durante il processo di lavoro. Definire insieme cosa rappresenti l’imprevisto, consente di arginare quelli prevedibili e trovare delle soluzioni col fine di ridurli il più possibile. Bisogna considerare che se i dipendenti sono maggiormente coinvolti nella risoluzione delle criticità, in genere si rendono anche più disponibili a mettersi in gioco. 

È importante, inoltre, prevedere un documento che funga da vademecum della pianificazione, in modo tale che ogni dipendente possa utilizzarlo nella sua pianificazione quotidiana.

Potrebbe essere utile anche che i manager richiedano ai dipendenti un piano di lavoro ad inizio settimana, e un piano con le attività completate prima del weekend.

Perché è fondamentale avere un’ottima organizzazione

Adottare un’organizzazione efficace è fondamentale perché consente all’azienda di essere produttiva e competitiva sul mercato. Una buona organizzazione, chiara e definita, permette inoltre ai dipendenti di performare al massimo delle proprie possibilità e, contemporaneamente, essere soddisfatti nell’ambiente di lavoro. Avere un’organizzazione che funzioni, infatti, si sposa con una buona qualità della vita lavorativa che, a sua volta, consente all’azienda di essere produttiva. Per arrivare a questo tipo di organizzazione è necessario che l’impresa fornisca ai dipendenti i mezzi e gli strumenti adeguati, in modo che questi sviluppino le capacità di organizzare il proprio lavoro anche autonomamente.