La contabilità è l’aspetto più rilevante del reparto amministrativo di un’azienda. Spesso rappresenta per l’imprenditore una grande fonte di preoccupazioni e dubbi.

Saperla gestire in modo ottimale, consente di tenere sotto stretto controllo i costi, i ricavi e le rispettive evoluzioni. Grazie ad una contabilità ottimizzata inoltre, è possibile cogliere più facilmente eventuali segnali di crisi dell’impresa, in modo da poter agire tempestivamente. 

Contabilità aziendale: di cosa si tratta?

La contabilità aziendale è il processo che include attività di raccolta, e registrazione, dei dati e degli eventi economici e finanziari dell’azienda. Lo scopo finale è produrre il bilancio d’esercizio, il quale contiene documenti contabili e report finanziari che attestano la situazione finanziaria e patrimoniale dell’impresa stessa. La redazione di quest’ultimo è obbligatoria ai sensi della legge e deve essere svolta entro la fine del periodo amministrativo riportato (generalmente denominato “esercizio”).

La contabilità dunque, è determinata dal confronto tra le entrate e le uscite e il saldo derivante dalla differenza tra il totale delle due. La finalità è tenere traccia di tutto ciò che accade, a livello economico e finanziario, all’interno dell’azienda. Questo è importante sia ai fini legislativi, sia per avere una panoramica della situazione economica in cui versa l’azienda. Ciò consente di basare le strategie su dati reali.

La contabilità può essere ordinaria, oppure semplificata. L'applicabilità dell’una o dell’altra dipende dalla tipologia di azienda e dalla quantità di ricavi. La contabilità ordinaria è il regime contabile obbligatorio per le imprese che forniscono prestazioni di servizi e con un ricavo che sia superiore ai 400.000. Lo stesso tipo di regime contabile vale anche per le altre aziende con un ricavo oltre i 700.000 euro, oltre che per le società di capitali.

Per le PMI, le quali presentano generalmente ricavi inferiori a quelli sopraindicati, si applica quella semplificata. A tal fine, le PMI possono produrre una documentazione agevolata contenente solamente i costi e i ricavi, diversa rispetto alle altre imprese. 

Come gestire la contabilità al meglio

Le modalità e i tempi per gestire la contabilità sono diversi e ogni azienda, testandoli, deve trovare quello che più si adatti al proprio modello di business. 

In alcuni casi, un’azione utile ai fini della contabilità può essere impostare correttamente il piano dei conti. Questo può essere fatto suddividendo l’attività dell’azienda secondo diversi parametri, come ad esempio per canali di vendita o per prodotti e/o servizi. 

Ognuna di queste aree, denominate centri di costo, contiene i costi e i ricavi relativi al parametro indicato. Questa ripartizione consente di analizzare più facilmente l’andamento di ogni area e individuare, oltre ad eventuali criticità, quale sia la redditività nel tempo.

Ogni dato deve essere debitamente registrato seguendo un ordine cronologico prestabilito e indicando la corretta voce di costo. Tale modalità, oltre ad essere estremamente importante, è anche obbligatoria.

Effettuando poi un controllo dei costi con cadenza mensile è più semplice individuare la presenza di errori di contabilità e intervenire per correggerli.

Alternativamente, può essere effettuato un controllo con cadenza trimestrale o semestrale. 

È necessario tenere a mente che maggiore è la frequenza con cui avviene il controllo, maggiore è la possibilità di correggere degli errori o prendere delle decisioni operative in merito.

Ad esempio, effettuare un controllo ogni sei mesi ha come svantaggio quello di rendere più complesso intervenire su eventuali problematiche accumulate nei mesi precedenti.

Per effettuare invece un controllo ad alta frequenza, ovvero continuo, è possibile utilizzare un software automatizzato. Questo tipo di controllo consente di intervenire sugli errori in tempo reale.

Errori comuni

Come già accennato, è bene comprendere che tutti i dati riguardanti le entrate e le uscite dell’azienda debbano essere registrati, nessuno escluso. Accade spesso che alcuni di questi vengano trascurati perché considerati meno rilevanti, come nel caso delle spese di trasferta. È fondamentale, invece, annotare ogni tipo di movimento economico, anche se considerato di lieve entità.

Un’altra fonte di errore comune si ritrova nei casi di parziale deducibilità o totale deducibilità. In tal caso è importante considerare che alcune voci di spesa possono essere parzialmente deducibili o non deducibili nella loro totalità.

Un ultimo elemento a cui prestare particolare attenzione è rappresentato dai pagamenti in scadenza. Allo scopo, è necessario monitorare, oltre agli elementi già citati, anche l’andamento dei flussi di cassa, facendo attenzione ai potenziali ritardatari nei pagamenti.

L’importanza dell’archivio

È importante ricordare che per gestire in modo ottimale la contabilità è necessario gestire al meglio l’archivio dei dati.

Infatti, la legge impone che i documenti della contabilità, quali fatture, giustificativi ed estratti conto, debbano essere conservati e debbano essere disponibili ai fini dei controlli fiscali per almeno 10 anni successivi all’esercizio a cui fanno riferimento.

A tal fine, utilizzare un archivio cartaceo, per quanto ordinato e preciso, può esporre l’impresa a maggiori rischi. Per questo è più opportuno affidare la contabilità e l’archiviazione dei documenti ad un software gestionale, il quale rende più sicura l’archiviazione dei dati.

Commercialista e software gestionali

Per effettuare il controllo dei costi con la massima cura e frequenza, l’azienda può affidarsi ad un reparto interno, costituito da risorse specializzate, o ad un commercialista esterno. In entrambi i casi, è importante affidarsi a professionisti del settore. Nel caso in cui ci si voglia affidare ad un commercialista, questo dovrà necessariamente conoscere tutti gli elementi economici e finanziari che riguardano l’azienda.

Un’altra possibilità è automatizzare alcune delle attività amministrative dell’azienda, grazie all’utilizzo dei software gestionali. Questi consentono una sincronizzazione e semplificazione più rapida dei dati, portando all’azienda stessa diversi vantaggi: riduzione dell’inserimento manuale dei dati, riduzione dei tempi relativi all’archiviazione delle informazioni, abbattimento dei costi legati alla stampa e agli archivi cartacei, rischi minori di perdita dei dati, riduzione del rischio di errore, generazione automatica di più report destinati al controllo, controllo del flusso di cassa in tempo reale, con possibilità di effettuarlo da remoto grazie alla presenza dei dati nel cloud.

Benefici di una contabilità ottimizzata

La contabilità è una delle colonne portanti di ogni business. Per questo una gestione ottimizzata della stessa porta all’impresa diversi benefici. 

Primariamente, tenere in ordine i dati relativi al lato economico-finanziario dell’azienda consente di avere pieno controllo di gestione della stessa, in modo da poter basare la propria strategia su dati concreti e ordinati e prendere delle decisioni rapide ed efficaci, qualora fosse necessario. Permette, inoltre, di avere una visione d’insieme e di concentrare le risorse sulle attività più redditizie, in modo da ottenere elevate performance.