Nell’organizzazione aziendale la gestione dei processi è un elemento essenziale per la crescita dell’azienda. Un processo aziendale è costituito da una serie di attività interconnesse tra loro per svolgere meglio la gestione operativa e funzionale dell’impresa.

Si tratta dunque di un processo indispensabile al fine di migliorare la produttività dell’azienda stessa.

Come viene definito il processo aziendale?

Il processo aziendale può essere definito come il complesso delle attività, collegate fra di loro, che vengono eseguite all’interno di un’azienda, tese al raggiungimento di un obiettivo aziendale.

Il processo deve prevedere un insieme di attività definite in modo chiaro (input), anche non direttamente correlate, ma che convergono verso un singolo obiettivo finale.

Gli input sono costituiti da tutti i fattori che contribuiscono a generare valore con l’obiettivo di rendere più soddisfatto il cliente, anche indirettamente. Questi fattori possono essere classificati in processi di gestione, processi operativi e processi di business, ossia processi a supporto del business aziendale.

La gestione dei processi aziendali è una parte fondamentale per guidare l’azienda al successo, poiché la corretta strutturazione e la revisione dei processi organizzativi rendono possibile un incremento dei risultati della propria organizzazione, basandosi su metriche ben definite e misurabili.

Chi segue i processi aziendali?

All’interno del processo aziendale vengono individuate alcune figure che hanno un ruolo attivo nelle singole fasi:

• responsabile del processo: è colui che realizza la programmazione, supervisionando tutti i soggetti che sono parte integrante dell’attività e le fasi al fine di raggiungere gli obiettivi.

• responsabile operativo: definito anche process manager, è un colui che esegue un’azione diretta di controllo e di gestione del processo aziendale, intervenendo in caso di ritardi o di attriti tra i vari reparti.

• process worker: è la figura che opera direttamente all’interno del processo, operando al fine di realizzare le singole fasi.

Le tipologie di processi aziendali

La storia dei processi aziendali è strettamente collegata alla nascita dell’idea stessa di organizzazione dell’azienda. Oggi al fine di definire quali sono le tipologie di attività, si utilizzano due diverse classificazioni: il sistema di Porter e la piramide di R.N. Anthony.

La classificazione di Porter

Nel 1985 Michael Porter scrisse un saggio in cui, nell’organizzazione di un’azienda, individuò 9 processi suddividendoli in primari e secondari.

• Processi primari: sono definiti processi primari l’insieme delle attività che si rivolgono ai clienti esterni all’impresa e fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali, dalle attività di marketing, alla logistica interna ed esterna, dalla vendita alle operazioni di produzione, fino ai servizi post-vendita.

• Processi secondari: sono le realtà che hanno come destinatari soggetti interni all’impresa e saranno quindi necessari a realizzare i processi primari. Tra questi si individuano: ricerca e sviluppo, approvvigionamento, attività finanziarie e di amministrazione e infine l’organizzazione delle risorse umane.

La suddivisione sulla base degli obiettivi di R.N. Anthony

I processi aziendali secondo la classificazione di R.N. Anthony, vengono distinti in base all’obiettivo per cui sono stati creati e alla tempistica con cui vengono realizzati.

Vengono distinti tre tipologie di processi, in un sistema piramidale:

• direzionali: in cima alla piramide sono posizionate le attività che riguardano le funzioni in ambito strategico come la pianificazione, con una realizzazione nel medio e lungo termine.

• gestionali: sul secondo gradino sono collocati i processi di controllo necessari a raggiungere l’obiettivo.

• operativi: infine alla base della piramide si trovano i processi a breve termine che prevedono quindi tutte quelle attività necessarie a mettere in atto l’obiettivo, come la produzione, la vendita, la logistica, l’approvvigionamento e l’organizzazione delle risorse umane.

Mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali è utile all’imprenditore al fine di comprendere in modo molto chiaro un processo offrendo una fotografia completa dell’intero percorso e al contempo una visione più dettagliata che permette di individuare eventuali criticità connesse alle singole procedure operative.

Al fine di mappare i processi è necessario stilare un diagramma di flusso, che va a definire eventi consequenziali, in modo chiaro e visivo.

Il procedimento in questione prevede una vera e propria raffigurazione grafica nella quale, mediante l’utilizzo di colori e forme differenti o una sequenza temporale, vengono inserite tutte le attività del processo.

Al fine di ottenere una maggiore produttività ed efficienza in ogni singola attività è importante intervenire con modifiche mirate. Questo è possibile attraverso la mappatura, il cui obiettivo è proprio quello di migliorare le fasi del processo aziendale, individuando le specifiche attività che generano inefficienze. .

Misurazione dei processi aziendali

All’interno dell’azienda è importante che i processi vengano anche misurati, oltre che mappati. È possibile infatti che uno dei motivi per i quali un’impresa non riesce a registrare livelli di crescita, di aumento di fatturato o delle marginalità, risulti essere proprio l’applicazione errata o mancante di questo tipo di analisi. 

Misurare i processi significa misurare le prestazioni dell’azienda, attraverso sistemi di rilevazione e monitoraggio dei kpi, che non solo devono essere conosciuti, ma diventa essenziale anche saperli utilizzare nell’analisi dei risultati.

L’importanza di ottimizzare i processi 

L’ottimizzazione dei processi aziendali è probabilmente il fulcro per avviare la crescita delle imprese che non riescono ad aumentare la produttività.

Se la mappatura è utile ad analizzare in modo facile ed intuitivo, l’ottimizzazione consente di chiudere il cerchio e porre rimedio alle problematiche evidenziate nella mappatura. 

L’organizzazione per processi dell’intera attività aziendale è un aspetto chiave che risulta tuttavia poco utilizzato dagli imprenditori. Ogni azienda delinea un modello organizzativo, ma se l’impresa non registra aumenti di crescita, molto probabilmente una delle problematiche potrebbe essere proprio la mancanza di una corretta definizione dei processi aziendali.