Il budget aziendale è uno degli strumenti di analisi e organizzazione delle risorse economiche dell’azienda su un orizzonte temporale di 12 mesi che, attraverso lo studio dei dati storici aziendali e delle prospettive future, permette di costruire una previsione economico-finanziaria di breve periodo coerente con gli obiettivi di business.
Il budgeting è un’attività fondamentale che anche le aziende più piccole dovrebbero svolgere in modo analitico e ricorrente, perché essenziale per implementare e monitorare i piani di sviluppo.
Cos’è il budget aziendale
Una sana condizione economico-finanziaria è l’elemento cardine della sopravvivenza e della crescita di un’impresa. Per avere un quadro chiaro sulle performance aziendali è essenziale avere un budget aziendale, ovvero un documento di previsione dei costi e dei ricavi dell’azienda in un determinato arco di tempo futuro, dettagliati e scorporati a livello di centri di costo o conti contabili. Il budget aziendale, infatti, è in realtà composto da tanti budget operativi quanti sono i reparti dell’azienda, deve tener conto delle previsioni del marketing strategico, delle vendite, degli investimenti e relative coperture finanziarie. I risultati finali illustrano la capacità dell’azienda di generare profitto, le sue strutture di costo, le prospettive di crescita rispetto agli anni precedenti: in definitiva, la sostenibilità economica del modello di business e delle strategie adottati.
Questo documento è la guida di riferimento per l’allocazione delle risorse efficace ed efficiente, l’organizzazione dell’operatività, il monitoraggio delle performance sulla base di dati quantitativi precisi, l’individuazione puntuale di margini di risparmio e di guadagno non sfruttati, la verifica della coerenza degli obiettivi aziendali. Per questo motivo il budget rappresenta un elemento imprescindibile per le decisioni aziendali.
Chi prepara il budget aziendale
La preparazione del budget aziendale è un’attività che fa parte del controllo di gestione, la funzione aziendale che si occupa della misurazione e del monitoraggio dei dati economico-finanziari e degli altri KPI per supportare le scelte aziendali, guidandole verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Il controllo di gestione è un’area aziendale che può essere affidata al reparto finanziario, sotto la guida del CFO (direttore finanziario) oppure essere autonoma sotto un’apposita funzione organizzativa. Il responsabile del controllo di gestione si avvale di figure specifiche, i business controller, che hanno una professionalità incentrata nell’analisi e interpretazione dei dati aziendali e si confrontano costantemente con il management dei singoli reparti per ottenere tutte le informazioni rilevanti per la definizione del budget e il monitoraggio della strategia economico-finanziaria. Nelle realtà aziendali più piccole, tuttavia, spesso non c’è una struttura deputata al controllo di gestione, e l’attività di budget viene portata avanti dallo stesso imprenditore o da figure amministrative ibride.
È proprio nelle aziende di dimensioni medio-piccole, però, che il ruolo del business controller è più importante, perché le risorse sono limitate e la gestione efficiente può fare una grande differenza. La consulenza di professionisti specializzati in controllo di gestione è molto utile, sia alle piccole e medie imprese, sia alle grandi aziende che hanno bisogno di ristrutturare il proprio modello di controllo.
Il percorso di consulenza in Amministrazione, finanza e controllo di Amyralia prevede una fase di analisi economico-finanziaria dell’azienda finalizzata a impostare un modello di controllo di gestione data-driven che fornisce al management dell’impresa un sistema affidabile per indirizzare le scelte strategiche e centrare gli obiettivi aziendali.
Quando si fa il budget aziendale
Il momento dei bilanci, si sa, è la fine dell’anno: vale anche in ambito aziendale. A fine anno si tirano le somme e, generalmente, si chiude la contabilità, quindi questo è anche il momento in cui elaborare il budget aziendale per l’anno successivo. Il budget aziendale, come approfondiremo a breve, si basa sui dati economico-finanziari del passato, adeguatamente integrati con le previsioni per il futuro.
Occuparsi del budgeting tra novembre e dicembre è il modo migliore per iniziare l’anno nuovo con l’adeguata preparazione. Una volta elaborato, però, il budget non va sigillato e messo da parte: è utile prevedere una o più revisioni all’anno per verificare il rispetto della pianificazione effettuata e procedere con l’analisi degli scostamenti, attività fondamentale per il monitoraggio della strategia e la messa in atto di eventuali azioni correttive.
In caso di business, progetti o piani di investimento che hanno orizzonti temporali molto lunghi, è possibile far evolvere il budget annuale in un vero e proprio business plan o piano industriale.
Come si prepara il budget aziendale
Esistono diversi modelli di budgeting, ciascuno pensato per aziende di dimensioni e natura differenti. Le varie strategie possono anche essere combinate per rispondere meglio alle proprie esigenze.
Tutti i percorsi di preparazione del budget aziendale hanno di solito in comune tre fasi:
- realizzazione delle previsioni di marketing strategico, successivamente tradotte in forecast di vendita per finalizzare la stima dei ricavi prospettici;
- stima dei costi – fissi e variabili – e dei conseguenti budget operativi dei diversi reparti aziendali (produzione, commerciale, marketing ecc.) razionalizzando ed efficientando le risorse a disposizione;
- valutazione dello stato patrimoniale e delle componenti di investimento.
Grazie ai dati raccolti con queste attività si verifica la disponibilità di cash flow e la conseguente fattibilità finanziaria degli obiettivi aziendali, operando gli eventuali adattamenti necessari e pianificando strategie per ottimizzare le spese e massimizzare la redditività. Monitorare la liquidità in modo analitico è fondamentale per prendere le migliori decisioni di business per il sostentamento aziendale, perché dalla disponibilità di flusso di cassa dipendono le possibilità di investimento o di finanziamento di attività specifiche.
Il metodo Allcore applicato da Amyralia, in particolare, si basa su modelli di calcolo che integrano i dati storici (bilanci, contabilità, KPI almeno degli ultimi due anni), con quelli statistici e con le ipotesi e le previsioni per il futuro, per ottenere scenari economico-finanziari con un buon livello di precisione.
Vantaggi dell’attività di budgeting
Fare una precisa e corretta attività di budgeting significa andare oltre la mera contabilità di base finalizzata alla realizzazione del bilancio civilistico e all’adempimento degli obblighi fiscali e burocratici. Il budget aziendale parte dalla contabilità per sviluppare una strategia. Ecco perché per costruirlo è fondamentale guardare non solo alla contabilità generale, ma anche e soprattutto a quella analitica.
Da questa complessità derivano i numerosi vantaggi del budget aziendale:
- creazione di un quadro interpretativo dettagliato dei dati economico-finanziari aziendali
- traduzione dei dati contabili in informazioni chiave per decisioni strategiche consapevoli
- agile condivisione delle informazioni e degli obiettivi tra i reparti aziendali
- predisposizione di strumenti di monitoraggio immediato delle performance
- possibilità di fare precise analisi di scostamento
- efficientamento delle risorse
- individuazione delle opportunità e dei problemi
- costruzione della capacità di anticipare imprevisti e cambiamenti e di rispondervi con prontezza.
Per ottenere e sfruttare appieno questi vantaggi è necessario inserire a pieno titolo il budgeting nei processi aziendali e sviluppare una struttura di raccolta e interpretazione dei dati rigorosa, funzionale ad agevolare il raggiungimento degli obiettivi del piano industriale.