La pianificazione della produzione costituisce lo strumento strategico per l’ottimizzazione dei processi di produzione, che devono essere lineari, flessibili e allineati agli obiettivi aziendali. Avere un buon piano di produzione e aggiornarlo regolarmente permette di coniugare domanda e offerta con la massima efficienza ed efficacia possibile, garantendo sia la soddisfazione dei clienti sia il contenimento dei costi e la semplificazione della gestione interna dei processi.
Cosa si intende per pianificazione della produzione?
La pianificazione della produzione è un’attività di natura strategica finalizzata a organizzare il reparto produttivo nel medio-lungo periodo sulla base dell’analisi della domanda, dell’integrazione di quest’ultima negli obiettivi aziendali e delle risorse a disposizione.
In quanto attività strategica, non riguarda solo l’aspetto pratico della produzione, bensì anche e soprattutto ciò che vi ruota intorno a 360°: previsioni di vendita, modelli di gestione, tempistiche, rapporto con i fornitori, capacità degli impianti e relativa assegnazione del lavoro, organizzazione delle risorse umane, gestione del magazzino e delle materie prime ecc.
Come si può intuire, il production planning riguarda soprattutto le aziende manifatturiere, ma l’analisi dei processi di sviluppo e di logistica del prodotto/servizio si applica come schema generale a tutte le aziende per ottimizzare i flussi di lavoro.
Differenza tra pianificazione e programmazione della produzione
La pianificazione della produzione non va confusa con la programmazione della produzione, che è un’attività più operativa e meno strategica. L’orizzonte temporale è molto più breve: se per la pianificazione si va dai 3 ai 12 mesi, per la programmazione si ragiona sulla giornata o sulla settimana, in caso di produzioni complesse sul mese. La programmazione della produzione, infatti, è l’organizzazione del lavoro quotidiano delle macchine e delle risorse umane, con la verifica della necessità di eventuali modifiche nel flusso e il monitoraggio quotidiano dei risultati e delle criticità. L’obiettivo della programmazione è fare in modo che il processo di produzione sia efficiente, e cioè che generi l’output atteso dal cliente rispettando i tempi di consegna, ed efficace, e cioè che vengano assicurati gli standard qualitativi concordati.
Quando fare pianificazione della produzione?
La frequenza con cui è necessario rifare o riadattare la pianificazione della produzione dipende dal tipo di business e dalla fase aziendale in cui ci si trova.
Un’azienda che ha una gamma stabile di prodotti già inseriti in un ciclo produttivo ben pianificato deve solo verificare la pianificazione un paio di volte all’anno, di solito senza necessità di apportare modifiche significative.
Se invece nella produzione di un’azienda entrano spesso prodotti nuovi, o comunque ogni volta che ciò avviene, è necessario rivedere i processi produttivi per inserirvi il nuovo prodotto in modo efficiente. Bisogna analizzare le esigenze generate dal nuovo prodotto, verificare la disponibilità di risorse umane e di impianti e adattare i processi produttivi per rispondervi.
Ecco perché è molto importante fare la pianificazione della produzione sempre in modo preciso e accurato: perché è uno schema che guida la produzione a lungo termine e permette di ottimizzare il tempo e le risorse coinvolte nel processo produttivo.
Sales and Operation planning: cos’è e come funziona
Un elemento fondamentale dell’ottimizzazione dei processi aziendali è sempre l’integrazione: la massima efficienza si raggiunge solo quando i vari reparti dell’azienda si parlano e i processi di ciascuno sono coordinati con quelli di tutti gli altri.
La pianificazione della produzione, quindi, non deve rimanere un’attività isolata, bensì deve essere inserita in un Sales and Operation planning, ovvero un processo integrato di gestione che consenta di ottenere il coordinamento e l’allineamento dei piani commerciali, dei piani di produzione, dei piani di gestione delle scorte di magazzino e dei piani strategici.
Il reparto commerciale e il reparto produttivo devono essere sempre allineati, perché i commerciali devono avere tutte le informazioni sui prodotti a disposizione, sul magazzino, sulle tempistiche di consegna previste, su eventuali cambi di programmazione e vincoli produttivi: solo in questo modo si potrà presentare efficacemente l’offerta al cliente ed assicurare il rispetto delle tempistiche di consegna concordate.
Il Sales and Operation planning è un processo che va rivisto più frequentemente se ci sono prodotti caratterizzati da un ciclo di vita breve e un’alta variabilità della domanda, mentre necessita di una rivisitazione molto meno frequente in presenza di prodotti stabili caratterizzati da una bassa variabilità della domanda.
Gli strumenti per la pianificazione della produzione e la consulenza sui processi
Una buona pianificazione della produzione si svolge su due fronti complementari: quello degli strumenti informativi e quello dei processi.
Gli strumenti informativi sono software detti schedulatori o Advance planning scheduling, che analizzano la domanda da soddisfare, le materie prime necessarie, le risorse umane e impiantistiche a disposizione ed elaborano la sequenza di produzione più efficiente sulla base di questi dati.
Questo però non è sufficiente: se lo schedulatore ha programmato la produzione nel modo più efficiente possibile ma intervengono ostacoli come guasti agli impianti o mancanza di risorse, non si riesce comunque a raggiungere gli obiettivi di produzione e consegna prestabiliti.
L’implementazione dei tool informatici deve essere affiancata da un lavoro di ottimizzazione dei processi e di efficientamento della capacità produttiva, per il quale è molto utile un percorso di consulenza che si focalizzi in modo mirato su questi aspetti. La digitalizzazione di un processo non efficiente non farà altro che amplificare queste inefficienze.
Amyralia applica i modelli della lean manufacturing ai processi produttivi, con tre attività fondamentali per migliorare la produttività ed eliminare gli sprechi:
- Analisi di capacità e di efficienza degli impianti attraverso l’analisi delle cause di fermo impianto e la ricerca della causa radice
- Analisi di produttività delle risorse a disposizione attraverso l’individuazione delle attività a non valore aggiunto
- Costruzione di un modello di monitoraggio delle performance attraverso la definizione di un set di KPI e la creazione di una organizzazione dedicata all’analisi del problema secondo il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Queste attività coinvolgono l’analisi dei fornitori, della logistica interna, dei meccanismi di funzionamento delle macchine, dell’organizzazione delle risorse umane e del budget. L’obiettivo è ottimizzare il flusso produttivo, il mix e la sequenza di produzione riducendo significativamente i costi della non qualità; queste attività, se svolte in modo mirato, consentono un incremento di efficienza di almeno il 15-20% con relativo aumento di produttività e valore della produzione.
Solo combinando l’ottimizzazione del flusso produttivo della fabbrica e la schedulazione con tool appositi si può ottenere un processo produttivo efficace ed efficiente, in grado di assicurare il rispetto dei tempi di consegna e la qualità prestabiliti.
Gli elementi chiave di una pianificazione efficace
Affinché la pianificazione della produzione possa considerarsi efficace è fondamentale avere ben presenti i quattro elementi chiave che costituiscono i pilastri di una pianificazione efficace.
- Forecasting. La stima della domanda, ovvero delle vendite, deve essere attendibile, altrimenti si rischia di strutturare un processo produttivo che non incontra le reali necessità dell’azienda, sprecando tempo e soldi. Il reparto Sales deve occuparsi del demand planning con gli strumenti informatici di forecasting che lavorano su basi statistiche incrociando l’analisi della storicità aziendale con le previsioni di mercato.
- Scelta del modello produttivo adeguato e un’accurata gestione del magazzino. In base alle stime di vendita, al tipo di prodotti e al target di clienti vanno definiti i modelli produttivi adeguati e i livelli di scorta corretti, in modo da consentire lo svolgimento del flusso produttivo e ad assicurare i livelli di servizio concordati con i clienti. Ad esempio, un prodotto ricorrente e standardizzato può essere presente costantemente in magazzino (make to stock), un prodotto custom non può essere tenuto a magazzino ma va prodotto su richiesta (make to order), infine prodotti in parte standard e in parte customizzati possono essere gestiti con un approccio ibrido (assembly to order), che consenta di ottimizzare le scorte di magazzino e al tempo stesso velocizzare il flusso produttivo.
- Valutazione dei vincoli e dei fattori di rischio. La pianificazione della produzione è un processo che ha come obiettivo quello di ottimizzare le risorse all’interno di un sistema produttivo a capacità finita dove la disponibilità degli impianti e le attività che costituiscono il sistema produttivo rappresentano i principali vincoli; inoltre, l’analisi storica dei dati di processo, delle criticità riscontrate e delle soluzioni apportate deve consentire di valutare e mitigare i rischi correlati.
- Gestione del cambiamento. Utilizzare le tecnologie più avanzate non serve se non si introduce in azienda il cambio di mindset necessario per sfruttarle appieno. Bisogna integrare nei processi il monitoraggio regolare e la capacità di lettura dei dati forniti dai software, che solo così diventano informazioni e, come tali, utili per gestire i problemi e trovare soluzioni.
Un percorso di consulenza per l’ottimizzazione dei processi organizzativi e produttivi fornisce supporto per l’attuazione di questi quattro elementi chiave e per utilizzarli come base di un’efficace pianificazione della produzione.